Hír

A Győztesek konferenciája a Könyvtári Intézet évente ismétlődő azon rendezvénye, ami a Minősített Könyvtár címet és a Könyvtári Minőségi Díjat nyert könyvtárak számára biztosít bemutatkozási lehetőséget. A 2024-ben április 18-án online formában megrendezett eseményt – az előző évek tapasztalatai alapján mondhatjuk, hogy szokás szerint – jelentős szakmai érdeklődés övezte. 116 online bejelentkező követte nyomon az előadásokat, számos könyvtárból pedig csoportosan nézték a közvetítést.

2023-ban tizenegy pályázó nyerte el a Minősített Könyvtár címet, egy pályázó pedig a Könyvtári Minőségi Díjat. A konferencián minden nyertes könyvtár bemutatkozási lehetőséget kapott: hat intézmény 20 perces előadás keretében ismertethette egy-egy kiemelt jógyakorlatát, öt intézmény pedig rövid, 2-3 perces videóval mutatkozhatott be.

Gerencsér Judit,az Országos Széchényi Könyvtár általános főigazgató-helyettese rövid köszöntőjében bejelentette, hogy terveik szerint 2025-től a Győztesek konferenciája átalakul a Könyvtári minőség napjává, amivel egy újabb könyvtáros ünnepet szeretne bevezetni a kultúra napját követő héten az Országos Széchényi Könyvtár Könyvtári Intézete azzal a céllal, hogy az újonnan minősített és díjazott könyvtárak bemutatkozása mellett jógyakorlatokkal is inspirálják a szakmát.

Első előadásként Gazdálkodj okosan! címmel Tőzsér Istvánné Géczy Andrea, az egri Bródy-könyvtár igazgatójának előadását hallgathatta a konferencia közönsége. Az országban elsőként háromszoros Minősített Könyvtár címmel és a Könyvtári Minőségi Díjjal is rendelkező könyvtár vezetője a könyvtár stratégiáját pénzügyi aspektusból mutatta be. 2023-ban nemcsak a Minősített Könyvtár címet nyerte el a Bródy-könyvtár, hanem a Családbarát munkahely díjat is, és minden telephelyük Családbarát szolgáltatóhely címet kapott, sőt jövő héten veszik át a Felelős foglalkoztató minősítés arany fokozatát. Mindezeknek az alapját az képezte, hogy elkötelezettek a minőségügy iránt. Ez a munka már 16 éve tart a könyvtárban, legalábbis akkortól számítható, amikor 2008-ban elnyerték az Év Könyvtára Díjat. Nagyon sok dokumentum, amit akár a Családbarát pályázatokhoz, akár a Felelős foglalkoztató minősítéshez be kellett mutatniuk, köszönhető annak, hogy a minőségirányítás kapcsán sok mindenen kellett már közösen gondolkodniuk, amiknek a dokumentumait szinte csak elő kellett venni.  Egy vármegyei hatókörű városi könyvtárnak három lábon áll a gazdálkodása: állami támogatás; önkormányzati támogatás; bevételek, pályázatok, (projektfinanszírozás). A gazdálkodásnak van egy úgynevezett hard része. Valamikor még az igazgatósága elején meg kellett, hogy tanulja egy igazgató, hogy a költségvetés szent és sérthetetlen. A költségvetés-tervezés Egerben olyan szerencsésen alakul már 18 éve, hogy az igazgató a fenntartóval folytatott költségvetési egyeztető tárgyalásokra viheti magával a költségvetési javaslatait, s ezt a város vezetése komolyan veszi. A tárgyalások kellően rugalmasak, és az érveiket meghallgatják. A közgyűlés dönt az éves keretről, és azt nem szabad túllépni. Az év során a költségvetés alakulását nyomon kell tudni követni. A költségvetés soft része ugyanazokat a költségvetési támogatásokat tartalmazza, de egy picit más szempontból közelítve. Ahhoz, hogy ügyesen gazdálkodjon az intézmény, szükséges a szakmai hozzáértés és olyan gazdasági ismeretek házon belül, ami nélkül nem lehet jól működni. Könnyű volt ez addig, amíg önálló gazdálkodóként az intézmény keretei között működött a gazdasági szervezeti egység, ami azonban már jó pár éve kikerült. Jelenleg az önkormányzatnál van a könyvtár ügyeivel foglalkozó gazdálkodási csoport. A gazdálkodás soft részéhez tartozik az is, hogy felelősséget kell tudni vállalni, szigorú odafigyelésre és megbízhatóságra van szükség. A harmadik soft elem, amikor érdekeket kell érvényesíteni, tapasztalatot és tekintélyt is bevetni. 2021-ben az állami számvevőszéki vizsgálat nem talált semmi olyan pénzügyi szabálytalanságot az intézményben, ami bármilyen kockázatot jelentene. Mikor az Állami Számvevőszék egy gazdálkodási, megfelelőségi képzést szervezett, azon az előadó is részt vett. Ennek a képzésnek volt az egyik feladata, hogy értékeket kellett kiválasztani. Abban is a három legfontosabbnak a minőség-központúságot, az egyenlő hozzáférést és az integritást tartotta az előadó. Ezekre rakódva került aztán még sok más olyan fontos fogalom a listába, ami a mindennapi munkájukat és a gazdálkodásukat jellemzi.

2023-ban alkották meg a könyvtár új stratégiáját. Az előadó ismertette a könyvtár stratégiai céljait, amik öt évre fogják meghatározni az intézmény működését. Újdonság, hogy egy kanadai példa nyomán és az ÁSZ-képzésből is inspirálódva stratégiai térképet is készítettek, ahol négyféle nézőpontot határoztak meg, amiken keresztül a stratégiai célokat megvizsgálják (ügyfélnézőpont, pénzügyi nézőpont, folyamatok nézőpont, tanulás, fejlődés nézőpont). Ezek közül az előadó a pénzügyi nézőpontot mutatta be. A stratégiai térkép valójában egy Excel-táblázat, amiben részletesebben meghatározták azokat a szempontokat, amelyeket számszerűsíteni tudnak. Nagyon sokféle más szempont is lehetne még, de azokat keresték, amelyek számszerűsíthetők. Ezzel a szemlélettel a stratégiai térkép másik három nézőpontját is megvizsgálták. Ennek eredménye egy nagyon hosszú táblázat lett, amit a minőségirányításban balance scorecardnak neveznek. A balance scorecard lényege, hogy miután meghatározták a stratégiai célkitűzéseket, hozzátették azokat a számszerűsíthető mutatókat, amiket a stratégiai térképen megjelölt négy nézőpont jelölt ki. A stratégiájuk letölthető, és részletesen megismerhető benne a térkép és a balance scorecard is, ha valaki többet szeretne tudni róla. Most dolgoznak azon, hogy az első számadatokat megfelelően kinyerjék, s akkor lesz majd igazán értékes ez a munka, ha több év adatait összehasonlítva tudják bemutatni a teljesítményüket.

Mindig nagy feladat egy pénzügyi tervezés végigvitele. Amikor elvesztették a gazdálkodóegységüket, a komplex pénzügyi tervezéshez kénytelenek voltak saját nyomon követési rendszert kidolgozni helyettesével, Vas Gáborral. Ennek köszönhetően az állandó kiadásokat az éves inflációval növelten tudják betervezni a költségvetésükbe. A várostól pedig megkapják azokat a táblázatokat, amelyekben a költségvetési tervet a város szeretné látni. Ide tervezik be például azokat az új szolgáltatásokat is, amelyek összhangban vannak azokkal, amiket a stratégiában meghatároztak. Azaz amikor költségvetést terveznek, akkor vissza tudnak utalni arra, hogy a város által elfogadott stratégiában szereplő cél teljesítéséhez tervezik azt a kiadási sort. Beszélt még az előadó a pályázati források biztosította lehetőségeikről és azok stratégiai kapcsolódásáról, valamint arról is, hogy saját bevételeik növeléséhez mely fizetős szolgáltatások járulnak leginkább hozzá. (Kultúrszalon és -fesztivál, 3D nyomtatás, VHS-digitalizálás, 20 iskolai könyvtár fejlesztése.)

A jó gazdálkodásnak nagyon fontos alapjai: a kiszámíthatóság és egyensúlyban tartás, a változásokhoz való alkalmazkodási képesség; a stratégia, a szakmai elkötelezettség, hogy pontosan tudjuk azt, hogy mit szeretnénk elérni; a partnerség kívül és belül, mindenhol megtalálni azokat a lehetőségeket, amelyekhez kapcsolódva elmondható, hogy az a pénz, amit az intézményre bíznak, az jó helyre megy; van mérték, és van mérce, hiszen a tervezésnek korrektnek kell lenni, költségtakarékosnak és környezettudatosnak.

Az intézményi stratégiát pénzügyi nézőpontból vizsgáló egri előadás után a dr. Baráthné Molnár Mónika vezetésével működő szombathelyi Berzsenyi Dániel Könyvtár minőségfejlesztési munkájáról szóló kisfilmet tekintették meg a résztvevők.

A második előadás Előremutató mutatók címmel hangzott elLengyel Adrienn, a győri Dr. Kovács Pál Könyvtár és Közösségi Tér minőségirányítási igazgatóhelyettesének előadásában. A könyvtárban 2015-ben kezdtek el minőségmenedzsmenttel foglalkozni, és 2018-ban nyerték el először a Minősített Könyvtár címet. A MIT jelenleg 15 fővel működik, mellette pedig több munkacsoportot hoztak létre: a folyamatszabályozási, a mérési, az emberi erőforrás, a marketingkommunikációs és az eredménymonitoring munkacsoportokat. Ez utóbbit azért hozták létre, mert a stratégiakészítés kapcsán megállapították, hogy sokkal tudatosabb adatelemzésre van szükségük. A munkacsoport minden év elején kimutatásokat készít. Az így kapott adatok bekerülnek az éves beszámolóba. Az adatgyűjtés megszervezése folyamatos vezetői feladat.

Az alábbi adatcsoportokat alkalmazzák: a stratégiához kapcsolódó szabványos teljesítménymutatókat, forgási indexet, mozgóátlag-kimutatást. Mutatószámrendszerük az alábbi területeket foglalja magába: piaci térfoglalási mutatókat, gazdasági és költséghatékonysági mutatókat, személyzeti mutatókat, rendezvények mutatóit és partnerközpontúsági, valamint gyűjteményhasználati mutatókat. Az előző minősítés szakértői értékeléséből kiindulva célértékeket vezettek be annak érdekében, hogy a teljesítményük és a stratégia között látható legyen a kapcsolat. Ezeket a célértékeket az éves munkatervekben határozták meg. Fontosnak tartják a stratégiai kulcsterületek eredményeit összehasonlítani más könyvtárak eredményeivel. Ezt a kiválasztott három könyvtár számára kiküldött szöveges benchmarking kérdésekkel oldották meg.

Az öt stratégiai kulcsterület-mutató (egy-egy MIT-munkacsoport a felelős):

• Szolgáltatásfejlesztés: szolgáltatóhelyekre, célcsoportokra, rendezvényekre vonatkozó elégedettségmérések. Ez utóbbihoz használtak tabletállványt, applikációt, valamint Google-űrlapot, továbbá igénybe vették a közösségi szolgálatos diákok munkáját. Vizsgálják a könyvtárhasználat tendenciáit (2020-tól évente 18 200 főt jelöltek meg célértékként, amelyet 2023-ban túl is szárnyaltak). A kölcsönzési adatokat a mozgóátlag-számítás módszerével vizsgálják a debreceni vármegyei könyvtár kölcsönzési eredményeit felhasználva összehasonlításul. Elemzik még a beiratkozások és a beiratkozási díj kapcsolatát, a gyermekolvasók arányát, végeznek korcsoportelemzést, követik a távhasználatot, a digitalizált állomány mértékét, valamint a rendezvények mutatóit.
• Fenntarthatóság: egy könyvtárhasználatra eső költség, egy könyvtárhasználóra jutó költség, a gyűjtemény költséghatékonysága. Ezekhez a mutatókhoz szintén rendeltek célértékeket.
• Emberierőforrás-menedzsment: dolgozói elégedettségmérések, munkatársi teljesítményértékelés, csapatépítések, nyugdíjazási ütemterv (öt évre). Alkalmazott mutatók többek között: korfa, egy könyvtárosra jutó könyvtárhasználatok száma, vezetők aránya, fluktuáció, a munkatársak hány éve dolgoznak a könyvtárban, projektekben való részvétel, képzésekhez, tudásátadáshoz (pl. publikációk, oktatás stb.) köthető mutatók.
• Marketing: médiaszereplések száma (célérték: évente 500 médiaszereplés), közösségi oldalak posztjainak száma, közösségi oldalak követőinek száma, tematikus Facebook-oldalak követőinek száma.
• Minőségirányítás: állandó feladat, amelyben több mint 100 kolléga vesz részt a város 12 helyszínén. Fontos a kollégák bevonása, érdekeltté tételük. Fontosak az ötletelések, az önálló kezdeményezések.

Az újonnan bevezetett projektek (pl. könyvkölcsönző automata, felújított oktatóterem, pelenkázópontok stb.) használatának és eredményeinek mérése folyamatos.

A győri könyvtár kulcsterületeinek mutatórendszeréről szóló előadás után a biatorbágyi Karikó János Könyvtár csapatának kisfilmjére került sor.

A harmadik előadást Juhász Zoltántól, a békéscsabai Békés Megyei Könyvtár igazgatójától hallhattuk Mit segít a MIT? címmel, amit előre bejelentett áramszünet miatt felvételről láthatott a közönség. A kétszeres Minősített Könyvtár címes és a Könyvtári Minőségi Díjjal is kitüntetett könyvtár igazgatója előadásában átfogó képet adott az intézmény minőségfejlesztési eszközeiről, módszereiről, a jógyakorlatok mellett a nehézségeket, tanulságokat és a fejlesztendő területeket is őszintén vállalva. Ezzel is bizonyítva, hogy a minőségfejlesztés egy olyan tevékenység, aminek soha nincs vége, mindig van min javítani, és fontos, hogy tudjuk, hogy mi az, amin javítani szeretnénk. A könyvtár minőségszemléletének, módszereinek, eszközeinek kialakítása mellett a PDCA-ciklus érvényesülése is hangsúlyt kapott. Lényegében már a kezdetektől jelen van az innovatív szemlélet az országban elsőként 1952. március 9-én megalakult megyei könyvtárának életében, amit az utódok a mai napig igyekeznek példamutatóan továbbvinni. Könyvtáruk már 1996-ban projekt-előkészítőként is részt vett egy olyan könyvtári minőségbiztosítási tréningen, ahol külföldi előadók mutatták be ezt a területet. Következő évben pedig már stratégiai célok mentén készült a munkaterv, amelyben használói igények, elvárások megismerése, adatgyűjtés, menedzsmenttechnikák alkalmazása, és analíziskészítés is szerepelt, azaz már 1997-ben meghonosodott a könyvtárban ez a szemlélet. Később szükségessé vált a minőségirányítási munka megújítása. 2015-ben megalakult a Minőségirányítási Csoport, majd Tanács. Képzésekkel, a munkatársak folyamatos bevonásával kialakult egy minőségirányítási gyakorlat, jellemzően csoportmunka keretében készültek el az alapdokumentumok, kialakult az intézményi minőségszemlélet. Mindennek az alapja a munkatársak képzése, külső és belső egyaránt, továbbá a megszerzett tudás továbbadására is hangsúlyt fektetnek a szűkebb és tágabb szakmai környezetükben is. A munkatársak képzését a kollégák igényeit, javaslatait is figyelembe véve szervezik. A konkrét szakmai kérdéseken kívül az érzékenyítéssel, empátiával kapcsolatos tudás elmélyítésére is jelezték igényüket a munkatársak. Örömmel alkalmazzák a benchlearninget: jógyakorlatok, szakmai hírek, konferenciák, tanulmányutak egyesületi napok egyaránt szerepelnek a palettán. Ezekbe a folyamatokba a kistelepülések könyvtárosait is bevonják. Országosan is kuriózum a Könyvtárak a sikeres kulturális turizmusért képzésük.

A folyamatszabályozásban 2020 óta a mennyiségi szemléletről áttértek a minőségi szemléletre, azaz amíg korábban 100-120 tevékenységük volt, most olyan rendszert működtetnek azokkal a folyamatokkal, amiket valóban alkalmaznak, azaz a hasznosság a fő motiváció. A folyamatszabályozásnak számos előnye megmutatkozik az új kollégák betanításánál vagy a folyamatok egységesítésénél. Részükről a legnagyobb hiányosság a folyamatok felülvizsgálatának rendszerében van. A folyamatszabályozásról mindig szívesen tanulnak, különösen a Könyvtári Intézettől várják ez ügyben az új impulzusokat. A csoportmunka 2015-ben vezetői kezdeményezésre indult el a könyvtárban, ami mára általánossá vált. Vannak állandó és alkalmi csoportjaik is. Igyekeznek mindenféle folyamatot csoportmunkában végezni, legyen az akár új innováció vagy problémamegoldás, például a szervezeti értékeik megfogalmazása vagy egy szabadulószoba megvalósítása. A 2022. évi szervezetikultúra-felmérésük szerint 2020 óta bővült azoknak a munkatársaknak a száma, akik szeretnek csoportban dolgozni, ami szintén alátámasztja, hogy a csoportmunka elfogadottá vált. Teljesítménymutatóként is használják a munkacsoportokban részt vevő munkatársak számát. A belső kommunikációban bevált gyakorlatuk lett a heti egyszeri vezetői értekezlet, ahol a munkatársak tájékoztatást kapnak, megismerhető a véleményük, és levelezőlistán kiküldik az emlékeztetőket a fontos információkkal. A javaslatok alapján folyamatosan fejlesztik a belső kommunikációt. A szervezetikultúra-felmérésnek is része volt a belső kommunikáció, így grafikonok is készültek arról, mik a legfontosabb fejlesztendő területek, miről szeretnének többet tudni a munkatársak a belső kommunikációs rendszerben: aktuális feladatokról, célokról, pénzügyi helyzetről, személyi változásokról. Teljesítményértékelési módszert alkalmaznak, a munkatársak kompetenciáinak feltérképezésére használják. Négyszemközti beszélgetés formájában kerítenek rá sort, 2016-tól zajlik tervezetten és rendszeresen ez a tevékenység. 2019-ben hajtottak végre ezen a területen egy nagyobb fejlesztést, amikor is a Könyvtári Intézet képzésének köszönhetően alakították ki a saját szisztémájukat, amely azon alapul, hogy a munkatársat értékeli a felettese, majd különböző szempontok alapján konszenzust alakítanak ki a munkatárssal közösen. Megfogalmazzák például az egyéni célokat, erősségeket, fejlesztendő területeket. Ezt figyelembe véve készül a képzési terv, befolyásolja a munkabeosztás racionalizálását, a projektcsoportok beosztását. Használnak egy kompetencia-szótárt ezzel is segítve, hogy ugyanazt értsék a beszélgetések során a partnerek. Használói elégedettségmérés 2014 óta rendszeresen visszatérő rendszerben történik a könyvtárban. Az offline mellett az online forma is előtérbe került. A mérés, elemzés, a beavatkozási területek megfogalmazása rendszeresen megtörténik, de a beavatkozás, illetve az eredményességének a vizsgálata nem mindig. Ebből nem hozták még ki teljesen a benne rejlő lehetőségeket. Bár náluk is volt már ezen a területen is jó példa. A bútorzatra az egyik felmérésükön nagyon negatív visszhangot kaptak, így az igényekre alapozva tudták a berendezést egy pályázaton keresztül modernizálni, amire a közösségi médiában 140 lájkot kaptak. Fontosak a visszajelzések. A használói kultúra mellett a munkatársi elégedettség is vizsgálandó, ezért a szervezeti kultúra és a munkavégzési körülmények vizsgálatára is készült felmérés a könyvtárban. Ez segíti a munkatársak motiválhatóságának és a munkahelyi légkörnek a megismerését is. Ezeknek felméréseknek az egyik visszatérő üzenete, hogy a munkatársak a hatékonyabb munkavégzés érdekében erősebb belső kommunikációt szeretnének. Azért lényeges, hogy ezt tervezetten és rendszeresen elvégezzék, mert így tudnak igazán következtetéseket levonni. Egyfajta munkatársi értékelésként értelmezhető a szervezeti önértékelés is, melyet már három alkalommal végzett el a könyvtár. A vezető és a Minőségirányítási Tanács tagjai, illetve rajtuk keresztül minden könyvtári terület be van vonva az önértékelésbe. Nagyon fontos az előzetes felkészülés, a kritériumok értelmezése. Sokat segített a harmadik önértékelésnél, hogy a kollégák előzetesen gyűjtöttek erősségeket, fejlesztendő területeket. A pontozást segítette, hogy jelentős módosítással nem 0–5-ig tartó skálán értékeltek, hanem 0-P-D-C-A-5 skálán. Ezzel sokkal inkább el tudtak vonatkoztatni az iskolai osztályzatoktól, ami nem felel meg a KMÉR értékelésnek, hiszen az önértékelésnél a 3-as nem közepest jelent. További változtatás volt, hogy az eredménykritériumoknál valóban adatokkal, teljesítménymutatókkal indokolták az értékeket, lényegében a szubjektivitás jelentősen lecsökkent. A legutóbbi értékelés során egy új lehetőséget is meghatároztak, hogy az értékelők a vezetést, illetve konkrétan az igazgató munkáját is értékelik. Reményeik szerint ez is fejlesztési lehetőséggel kecsegtet majd. Teljesítménymutatóból rengeteg áll a könyvtár rendelkezésére, hiszen már csak a statisztikai és egyéb kötelező mérések következtében is évekre visszamenő számsoraik vannak, de fontos ezek mögé a számok mögé látni és arányokkal tendenciákat kifejezni. Erre a teljesítménymutatók kiválóan alkalmasak. Két éve működtetik úgy az adatelemző rendszert, hogy nemcsak folyamatosan bővítik az új adatokkal, de mögé teszik a következtetéseket és a fejlesztendő területeket is. Segíti a teljesítménymutató a könyvtár tevékenységének láthatóvá tételét és a kommunikációt is. Akár a társadalmi felelősségvállalás is számszerűsíthető némelyik adatcsoporton keresztül, és a könyvtári szolgáltatások eredményessége is kimutathatóvá válik. Új módszerként, csoportmunka keretében BCG-mátrixban elemezték a könyvtár szolgáltatási portfólióját, ezáltal meghatározva, hogy melyiknek mi legyen a jövője. A ROI-elemzést, mely a társadalmi hasznosság gazdasági megtérülését számszerűsíti, és a kommunikáció szempontjából látványos, új módszerként alkalmazzák könyvtárukban. Az empátiatérkép-készítést benchlearning útján sajátították el, de egy kicsit ezen is módosítottak, mert a fiatalok megszólítására használják nagyon eredményes módszerként. Az innovációk, projektek PDCA-ciklusának dokumentálására, nyomon követésére egy űrlapot hoztak létre, amin definiálják, hogy éppen milyen munkafolyamat történt. (Pl.: online szabadulószoba, honlapfejlesztés, Csabai Könyvbörze stb.) Az új módszerek kiválasztásához folyamatosan nyomon követik a jógyakorlatokat, szakmai híradásokat, amik inspirálják őket arra, hogy a saját intézményükben is meghonosítsanak hasonlókat. Ezekről MIT-ülésen egyeztetnek, majd konszenzus születik. Az új szervezeti struktúra, a részlegvezetők és az új igazgató kinevezése óta is a minőségirányítási szemlélet és módszerek, a felhasználócentrikusság további elmélyítésére törekszenek. A látogatói és a munkatársi elégedettség a fő mozgatórugó, ennek eléréséhez van szükség a minőségirányítási módszerekre.

A Sapientia Szerzetesi Hittudományi Főiskola Könyvtárának minőségfejlesztési munka során szerzett tapasztalatait összegző kisfilmje után a „Ha varrsz, se varrhatod meg közös takarónk, ha már szétesett” – szervezetfejlesztés könyvtárunkban című előadást hallgathattuk meg Mikolasek Zsófia, a Tatabánya Megyei Jogú Város József Attila Könyvtár igazgatójától. A bevezetőben elmondta, hogy akkor van szükség szervezetfejlesztésre, amikor változik a vezetői stílus (pl. új vezető esetén), ha javítani kell a szervezeti légkörön, ha a vezetői kommunikációt szeretnénk fejleszteni, vagy a változásokhoz edzeni a szervezetet, a motiváció növelése céljából, vagy ha magát a szervezeti kultúrát szeretnénk fejleszteni.

A szervezetfejlesztés megvalósítását két szinten határozta meg: szervezeti és egyéni szinten. A tatabányai könyvtárban 2019-ben kezdték el a szervezetfejlesztést. Akkor a könyvtári hangulatra a félelem, a széttagoltság, a bizonytalanság volt jellemző. Szervezeti szinten az első lépés egy szervezeti diagnózis felállítása volt, amely a közös értékekre fókuszált. A második egy közös stratégia megalkotása volt, amelynek megvalósítását a szervezet minden szintjére lebontva valósítanak meg. Meghatározók voltak a tréningek is, például az erőszakmentes kommunikációs tréning, amelyen minden munkatárs részt vett, és az egymás közötti kommunikációt is segítette. A képzési terv szigorúan csatlakozik a stratégiához. Minden év végén dolgozói elégedettségmérést végeznek, amelynek eredményét bemutatják a munkatársaknak. Fontos elem a rendszeresen aktualizált tudástérkép is, amelynek felelőse az új belépők kompetenciáit is felvezeti. A könyvtárban sok és változatos formában tartanak csapatépítést (pl. vásárok).

Egyéni szinten a szervezetfejlesztés egyik fontos eleme, hogy a munkaköri leírásokban meghatározott munkaköri kívánalmakat összevetették a személyes tulajdonságokkal. A munkatársi teljesítményértékelés 180 fokos, amely megmutatja, hogy a dolgozónak mennyire reális az önképe. A középvezetők esetén 360 fokos önértékelést végeznek, az igazgató esetén pedig 180 fokosat. Fontosak a külső és belső tréningek is, de egyéni tréningekre is akad példa (pl. időmenedzsment). Kifejezetten fontosnak találják és megengedett a munkatársak egymás közötti beszélgetése, a különböző támogatási elemek (pl. munkaidő-támogatás, rugalmas munkaidő) és jutalmazások (pénzbeli, díj, oklevél). Kedves elismerési elem, hogy szív alakú post-itek segítségével bárki bárkit megdicsérhet.

A bevezetett intézkedések hatására 2023-ra a dolgozói elégedettség nagymértékben növekedett. A dolgozói elégedettség növekedése a könyvtárhasználattal kapcsolatos mutatók javulására is hatással volt (pl. regisztrált használók száma, programokon való résztvevők száma).

Szervezetfejlesztéssel kapcsolatos terveik között szerepel a csapatkohézió erősítése, új munkatársak érkezésére a belépési füzet bevezetése (kihez milyen ügyben fordulhatnak), az egyéni fejlesztések támogatása és a zöld szervezeti kultúra fejlesztése.

A Rázsits Veronika által vezetettTakáts Gyula Vármegyei Hatókörű Városi Könyvtár videója után Andóczy Balogh Éva, a két Minősített Könyvtár címmel és Könyvtári Minőségi Díjjal kitüntetett szegediSomogyi Károly Városi és Megyei Könyvtár kommunikációs munkatársa Egyedül nem megy! című előadásában a könyvtár partnerkapcsolatainak menedzselésével ismertette meg a résztvevőket.

A Somogyi-könyvtár a város központjában álló épületében éppen most ünnepli 40 éves fennállását, de az idén már 140 éve, hogy megalapították. Méretei, mutatói, gyarapodása, fiókhálózata, rendezvényeinek tömege igazolja, hogy a legnagyobb vármegyei hatókörű könyvtárak közé tartoznak. Minőségirányítási rendszerüket 2015 óta működtetik, ekkor alakult meg náluk is először a MICS, majd azt követően a MIT. Hét minőségirányítási munkacsoportot működtetnek. Kapcsolati hálójuk rendkívül kiterjedt. Kapcsolati tőkéjüket valóban értékként kezelik. A honlapjukon is kinn vannak a kiemelt partnereik, hogy mi jellemzi az együttműködésüket. Ezt a kommunikációs csatornát folyamatosan fejlesztik, hogy láthatóvá váljon, hogy milyen eredményeik vannak a partnerkapcsolatok terén. Szem előtt tartják, hogy akkor lesznek gyümölcsözők az együttműködéseik, ha nyertes-nyertes helyzetben tudják működtetni őket. Ha csak kapni szeretnénk, akkor csak átmenetileg működnek ezek a kapcsolatok, kapnunk és adnunk is kell ezekben a kapcsolatokban. Egyik fontos kiemelt célcsoportjuk a sajtó. Szem előtt tartják, hogy a sajtó veszélyes üzem, s így is kezelik. Havonta programajánlóval jelentkeznek be a több mint 150 tételes sajtólistájukra, és hetente küldenek ki sajtóanyagokat, amik professzionálisan megírt cikkek. Ennek az az oka, hogy Szegeden az elmúlt években lefeleződött a sajtó munkatársainak a száma, annak van nagyobb esélye, hogy megjelenjen, aki kész anyagokkal szolgálja a sajtó működését. Az elmúlt évben több mint 800 online médiamegjelenést tudtak feltenni a honlapjukra, ami nem fedi le az összes megjelenésüket, mert ebben nincsenek benne a rádióinterjúk és az ismétlések. Egy év alatt 150-160 interjút adnak az intézmény különböző munkatársai, ami 500-550 alkalommal kerül adásba. A programajánló felületeken tízezres nagyságrendben jelentek meg. Külön érték, amikor a fenntartó is nyilatkozik róluk. Tavaly tíz kolléga adott podcastsorozatban nagy interjút 300 percben. Felmérést is végeztek a sajtó munkatársai körében, hogy az ő szempontjukból mit kellene javítani a Somogyi-könyvtár kommunikációján. Csak kilenc kérdést tettek fel, hogy minél eredményesebb legyen a felmérés. A legtöbb kérdés (5) csak 5 fokú skálán volt értékelendő. Rákérdeztek a könyvtári tevékenység átláthatóságára, az információszolgáltatásuk hasznosságára, hatékonyságára, a konyhakészre írt anyagok megítélésére stb. 85 és 96 százalék adott maximális értékelést, és kiderült az is, hogy még több jó minőségű fotóra van szüksége a sajtónak. Nagyon fontos a kapcsolatunk a fenntartóval. Elsősorban az intézmény vezetése tartja a kapcsolatot a fenntartóval, de kollégáknak is van kapcsolata, például a műszaki fenntartás vagy a kommunikáció terén. A képviselőkkel személy szerinti kapcsolatot ápolnak, hiszen ehhez anyagi érdekük is fűződik a szegedi sajátosságok miatt. Tavaly öt képviselő egyéni keretéből tudott részesülni a könyvtár. Az egyik panellakótelepen lévő fiókkönyvtárukban is képviselői javaslatra indítottak nyári olvasótábort immár tíz évvel ezelőtt. A tábort nagy sajtóvisszhanggal, elegáns vendégekkel szervezik, és a gyerekek körében is fokozzák a lelkesedést azzal, hogy egy éven át tartó vetélkedőn is lehet a táborba nagyon kedvezményes vagy ingyenes részvételi lehetőséget nyerni. A város intézményeinek, cégeinek kommunikációs szakembereiből álló csoport rendszeresen találkozik, és rengeteg ötlettel inspirálják egymást. Ez a kapcsolat is aktív a fenntartóval. A bezárások feszültségeit is enyhítették a partnerkapcsolataikban rejlő lehetőségek. Kiemelkedő médiafigyelmet kapott minden megmozdulásuk, amit az olvasók elérése érdekében tettek, illetve nyolc helyszínen fogadták be ideiglenesen szolgáltatásaikat a partnereik (pl.: szegedi vasútállomás, nemzetiségek háza, édességbolt), illetve az iskolákban tartottak foglalkozásokat. A helyi sajtó stratégiát is készített a bezárásokkal érintett intézmények hétköznapjainak publikálására. A bezárások végén az intézmény kommunikációs kampányt indított arra, hogy minden platformon, mindenkinek megköszönje a bezárás alatt tanúsított együttérzést, segítséget, amit kaptak. Kiemelt célcsoportjuk a fiatalok, ezért a partnereik között is hangsúlyt kapnak azok a szervezetek, intézmények, amelyek a fiatalokat érdeklik. Egyik fiókkönyvtáruk, a Stefánia kimondottan a fiatalokra fókuszál, ezért ott több partnerrel közösen klubokat működtetnek (pl: képregényklub, fiatalok képzőművészeti kiállítása, amit egyetemisták nyitnak meg, filmklub), kitelepülések partnerek segítségével: évente kétszer könyves piknik: becsomagolt ajándék könyvekkel, középiskolások hete, SZÍN. A színházzal különösen jó a partnerkapcsolat. A színház programfüzeteiben is helyet kap a könyvtár (kvízjáték, ajánlott irodalom eredményeképp évente ötven-hatvan nyeremény színházjegy) az együttműködés jegyében. A Csongrád Megyei Kereskedelmi és Iparkamarával a Kamarai Futár című lapban kaptak állandó rovatot, aminek az eredményeként könyvet is megjelentettek. A Házasság hetének felvezető rendezvényévé váltak Szegeden, ami szintén nagy sajtónyilvánosságot biztosít. A szegedi ingyenes újságokban is vannak rovataik az olvasás népszerűsítése érdekében, ahol híres személyiségek (színészek, szerkesztők, intézményvezetők) ajánlják olvasmányaikat. A Somogyi-könyvtár szervezi szegeden az ünnepi könyvhetet, ami rengeteg partnert és szintén nagy sajtóvisszhangot biztosít. Dokumentálják is a könyvheti eseményeket. Már 15 éve képregényfesztivált is rendeznek, ami behozza például a fiatal férfiakat is, akik máskor nemigen jelennek meg a könyvtárban. Partnerük a rendőrség is, közös nyomkereső játékot tartanak, nagy sajtóérdeklődéssel kísért rendezvényük ez is. Adománygyűjtéseiket a társadalmi felelősségvállalás jegyében sok partner bevonásával rendezik, pl.: Down-szindrómás gyerekeknek, vagy a Mályva Virág Egyesülettel közösen rendezett nőnap egyben a női egészség ünnepe. A filmklubjukhoz is szerveznek koncentrált médiaeseményt. Van náluk például könyv-örökbefogadás is, és sok nemzetiségi rendezvény, amelyek esetében a partnerek szintén a sajtónyilvánosság miatt válnak különösen érdekeltté az együttműködésben. A Somogyi-könyvtárban a Minősített Könyvtár cím megünneplésébe is bevonták a sajtót.

A pörgős szegedi, PR-szemléletű előadás után a hódmezővásárhelyi Tornyai János Múzeum, Könyvtár és Művelődési Központ – Németh László Városi Könyvtár és Pósa Lajos Gyermekkönyvtár kisfilmjét láthatta a közönség.

A Könyvtári Minőségi Díjban részesült gyöngyösi Vachott Sándor Városi Könyvtár, Kiállítóhely és Muzeális Gyűjtemény igazgatója, Szekeresné Sennyey Mária az Innovációval a fenntarthatóságértcímmel tartotta meg előadását, akitől megtudhattuk, hogy a könyvtár 2021–2026-os stratégiai tervében kulcsfontosságú szerepet játszik az innovatív és új megoldások keresése és kiemelt szempont a fenntarthatóság. A díjpályázat első innovációja egy marketingjellegű innováció volt, amely az áttörő típusú innovációk csoportjába tartozik. A Le a sztereotípiákkal cím alatt a Könyvtári Hírmondó működését mutatták be. A Könyvtári Hírmondó már 2019 óta működő könyvtárhasználatot népszerűsítő videósorozat. 2022 januárjában áttörés történt a nézettségben, amikor az orosz irodalomról szóló részt bemutatták. A kisfilm felkeltette a média érdeklődését is, és több mint 47 ezer megtekintést ért el, amely országos ismertséget hozott a könyvtárnak és könyvtáros-társadalomnak. A videók célja a könyvtárakról, könyvtárosokról alkotott sztereotípiák megváltoztatása. A videók készítése két fiatal munkatárs ötletéből született, amely humoros stílusban kívánta felhívni a figyelmet eredetileg a könyvtár rendezvényeire, később pedig az egyes népek irodalmának keresztmetszetét mutatta be a rap műfaját felhasználva. Előnyük, hogy több korcsoport számára is könnyen befogadhatók, rövid idő alatt fontos információkat juttathatnak el a használókhoz, a könyvtár számára pedig csapatépítő jelleggel is bírnak. A Könyvtári Hírmondó fenntartható innováció, mert új szemléletet képvisel, mert működése gazdaságos, mert új technológiákat és eszközöket tartalmaz, és él a pályázati lehetőségekkel. A tervek között szerepel a könyvtárhasználók erőteljesebb bevonása az ötletelésbe, valamint a brandépítés.

A második bemutatott innováció a Vers-tér, amelyet minden évben a magyar költészet napján rendez meg a könyvtár a város Fő terén. Fontos a partneri együttműködés (pl. szponzorok) és az állandó programok mellett új programelemek bevonása. Ennél az innovációnál is fontos a fenntarthatóság, fejlesztése a PDCA-ciklus alapján történik, és a SWOT-analízist is alkalmazzák. Az egész napos rendezvény megszólítja az embereket, a verset mint műfajt népszerűsíti több korosztály számára is befogadható módon.

Mindkét innovációra jellemző, hogy egyedülálló módon szólítja meg az embereket, küzd a könyvtárról alkotott sztereotípiák ellen, miközben az irodalmat népszerűsíti.

Az elhangzott előadások és a bemutatkozó kisfilmek kóstolót adtak a könyvtárak minőségmenedzsment-munkájának egy-egy szeletéből. Bízunk benne, hogy az elismerésben részesült könyvtárak módszerei más könyvtárak számára is ösztönzést jelentenek.

Gratulálunk a győzteseknek!

Bemutatkozó videók:

• Tornyai János Múzeum, Könyvtár és Művelődési Központ - Németh László Városi Könyvtár és Pósa Lajos Gyermekkönyvtár (Hódmezővásárhely)
• Takáts Gyula Vármegyei Hatókörű Városi Könyvtár (Kaposvár)
• Sapientia Szerzetesi Hittudományi Főiskola Könyvtára (Budapest)
• Biatorbágyi Karikó János Könyvtár (Biatorbágy)
• Berzsenyi Dániel Könyvtár (Szombathely)
• Mit segít a MIT? - Juhász Zoltán előadása (Békés Megyei Könyvtár, Békéscsaba)