Hír

2019. január 1-jétől érhető el az Országos Széchényi Könyvtár által üzemeltetett új Kulturális Statisztikai Adatgyűjtő rendszer, amelyen keresztül teljesíthető az Országos Statisztikai Adatfelvételi Program a 388/2017. (XII. 13.) Kormányrendeletben foglalt adatszolgáltatási kötelezettség, és 2019. január 20-ától a könyvtárak számára is megnyílt az adatbeküldési felület.

Az adatszolgáltatás gördülékeny folyamatát munkatársaink többféleképpen is igyekeznek támogatni: A felület használatával kapcsolatos kérdésekre az ábrákkal színesített kitöltési útmutató nyújt segítséget. A 2018. évi adatlap adatmezőinek kitöltésében a 2018. évi útmutató segít. Továbbá, készítettünk egy kérdés-válasz szerkezetű Gy.i.k.-ot, amelyben a leggyakrabban felmerülő kérdésekre adunk átfogó választ.

Az előző rendszerbe gond nélkül be tudtam jelentkezni, az új nem fogadja el a jelszavamat. Miért?

Az előző rendszer adatbázisát átemeltük az új rendszerbe, de a biztonsági okból a jelszavak nélkül. Ennek okán az első bejelentkezés előtt jelszó-emlékeztetőt kell kérni a régi e-mail címre. A kapott jelszóval már be fog tudni jelentkezni az új felületre és a korábban Önhöz rendelt intézményt is látni fogja az Adatszolgáltatás menüpontban.

Nem tudok jelszó-emlékeztetőt kérni, mert már nem férek hozzá a régi e-mail fiókomhoz.

Ebben az esetben kérje meg az illetékes feldolgozóközponti munkatársat, hogy hívja meg az Önhöz tartozó intézményhez intézményi adminisztrátor - ha már van aktív adminisztrátora az intézménynek, akkor adatszolgáltató - szerepkörbe. A meghívás elküldését követően kapni fog egy e-mailt, és az abban található linket megnyitva létre tudja hozni az új felhasználóját.

Én megyei feldolgozó központi munkatárs vagyok (lennék), de nem férek hozzá a régi e-mail fiókomhoz. Így ki hív meg engem, hogy regisztrálni tudjak?

Ebben az esetben a [email protected] vagy [email protected] e-mail címre írjon.

Regisztráltam az oldalra, szeretnék adatot szolgáltatni, de nem találom az intézményemet az Adatszolgáltatás menüpontban.

Az Adatszolgáltatás menüpontban csak azokat az intézményeket látja, amelyekhez intézményi adminisztrátorként vagy adatrögzítőként van hozzárendelve. Amennyiben nem meghívás útján regisztrált, hanem a KultStat főoldaláról indította el a regisztrációját, nem lett automatikusan hozzárendelve az eredeti intézményéhez. Kérje meg az illetékes feldolgozóközponti munkatársat, hogy az újonnan regisztrált felhasználójához tartozó e-mail címét rendelje hozzá az eredeti intézményhez: https://kultstat.oszk.hu/#/home/contacts

Az eredeti szót azért használjuk, mert a főoldalról indított regisztrációk esetén a regisztrációs folyamat során létrejön egy duplum intézmény (ha korábban már létezett az adatbázisban). Ez nem probléma, viszont miután a feldolgozóközponti munkatárs hozzárendelte az újonnan regisztrált e-mail címét az eredeti intézményhez, a duplum intézményt is mindenképpen érdemes törölnie. Persze mindenképpen az újabban létrehozott intézményt törölje, hiszen az eredeti intézményhez hozzá vannak rendelve a korábbi években szolgáltatott adatok.

Feldolgozóközponti jogosultságom van, és a Kérelmek elbírálása menüpontban azt látom, hogy a megyémhez tartozó egyik kolléga OSAP feliratkozási kérelmet indított, amit nekem kellene jóváhagynom vagy elutasítanom. Hogyan járjak el?

Az első lépés, hogy az Intézmények menüpontban ellenőrizze le, hogy nincs-e duplikátum az intézményből, amelyből az OSAP kérelmet indították. A menüpontban a szűrőt "Minden intézmény"-re állítsa, ne szűrje le "1442 - Könyvtár"-ra. Ha talál duplumot az intézményből, az valószínűleg azért van, mert az adatszolgáltató kolléga nem meghívás vagy jelszó-emlékeztető kérésének útján regisztrált a rendszerbe, hanem a KultStat főoldaláról indította el a regisztrációt, így óhatatlanul is létrejött egy duplum az intézményből. Az Ön teendője ebben az esetben, hogy ellenőrzi a duplum intézményt létrehozó kolléga személyazonosságát (pl. felhívja telefonon), és ha valóban neki kell lennie az intézményi adminisztrátornakk, akkor hozzárendeli az újonnan létrehozott fiókjának e-mail címét az eredeti (nem duplikátum) intézményhez. Ezt követően a duplum intézmény törölhető (figyelni kell, hogy az újat törölje, semmiképpen sem az eredetit). Így az adatszolgáltató kolléga, bejelentkezése után már intézményi adminisztrátor szerepkörben találja magát az eredeti intézményénél.

Mit jelent az, hogy feliratkozási kérelem indítása? Mi az az OSAP feladat?

Ha Önnek az Adatszolgáltatás menüpontban még nincs ott az űrlapkitöltési lehetőség, az két okból lehetséges. Az egyik, hogy nincs hozzárendelve a megfelelő intézményhez vagy nem a jó intézményhez van hozzárendelve (hanem egy duplumhoz, amelyet óhatatlanul is létrehozott a regisztrációja során). Ha fennáll a gyanú, hogy ez a helyzet, akkor vegye fel a kapcsolatot az illetékes megyei feldolgozó központi munkatárssal: https://kultstat.oszk.hu/#/home/contacts

A másik lehetséges ok, hogy még nem iratkozott fel OSAP feladatra, tehát nem jelezte, hogy szeretne adatot szolgáltatni. Ezt a "Feliratkozási kérelem indítása" gombra kattintva tudja megtenni. A megjelenő ablakban ki tudja választani, hogy milyen típusú OSAP feladatra szeretne feliratkozni (pl. 1442 - Könyvtár), és kiválaszthatja, hogy anyaintézményről, önálló intézményről vagy tagintézményről van-e szó. Ezeknek az intézménytípusoknak a leírását a "Az OSAP feladatnál való feliratkozásnál mit válasszak ki? Anyaintézmény, tagintézmény, önálló?" blokkban részleteztük.

Új feliratkozási kérelmet indítottam egy OSAP feladatra, de a státusz oszlopban azt látom, hogy feliratkozás alatt. Miért?

A feliratkozást az illetékes megyei feldolgozóközponti munkatársnak kell jóváhagynia. Ezt jelzés nélkül is meg fogja tenni, ha mégsem, akkor kérem, hogy keresse fel az illetékes munkatársat az alábbi elérhetőségek valamelyikén: https://kultstat.oszk.hu/#/home/contacts

Az Adatszolgáltatás menüpontban az OSAP kérelmem fölött egy piros színű sávban azt írja ki az oldal, hogy a feliratkozást jóvá kell hagynom, és mellette van egy Jóváhagyás gomb. Miért?

Ha már korábban is volt adatszolgáltatási kötelezettsége az intézménynek, akkor az újabb adatszolgáltatás előtt a Jóváhagyás gomb megnyomásával tudja rögzíteni, hogy idén is van adatszolgáltatási kötelezettsége. Ezután megkezdheti az űrlap(ok) kitöltését.

Az Adatszolgáltatás menüpontban az OSAP kérelmem fölött egy piros színű sávban azt írja ki az oldal, hogy a feliratkozást jóvá kell hagynia az adminisztrátornak, de nincs mellette gomb, amivel jóváhagyhatnám. Miért?

Ezt csak az adott intézmény adminisztrátora tudja megtenni. Ha nincs hozzárendelve adminisztrátor az intézményhez, vagy nem Ön az adminisztrátora, akkor nem tudja jóváhagyni. Ha Ön megyei feldolgozóközponti munkatárs szerepkörben van, akkor tudja szerkeszteni az adott intézményt (ceruza ikon), és hozzá tudja rendelni intézményi adminisztrátornak a megfelelő kollégát.

Honnan tudom, hogy milyen szerepkörben vagyok?

A bejelentkezését követően a jobb felső sarokban található e-mail címére kattintson rá, majd válassza ki a Profilom menüpontot. A Jogosultságok blokkban látja, hogy pillanatnyilag milyen szerepkörökkel rendelkezik.

Kitől kaphatok (megyei) feldolgozóközponti munkatárs; intézményi adminisztrátor vagy adatrögzítő szerepkört?

Feldolgozóközponti jogosultságot azok kaphatnak, akik megyei szinten felelősek a megyéhez tartozó könyvtárak adatszolgáltatásáért (https://kultstat.oszk.hu/#/home/contacts). Ha Ön úgy gondolja, hogy ilyen szerepkörben kellene lennie, de valamiért mégsem látja a jogosultságai között, akkor jelezzen a [email protected] vagy [email protected] e-mail címre.

Intézményi adminisztrátor szerepkört az illetékes feldolgozóközponti munkatárs tud adni (https://kultstat.oszk.hu/#/home/contacts). Fontos tudni, hogy minden intézménynek csak egy adminisztrátora lehet, ha többfunkciójú az intézmény, és nem csak könyvtári adatszolgáltatásra kötelezett (hanem pl. múzeumi vagy közművelődésire is), akkor a többi adatszolgáltatót adatrögzítő státuszba kell meghívni.

Adatrögzítő státuszba az illetékes intézmény adminisztrátora tud meghívni valakit.

Többfunkciójú az intézményem (pl. könyvtár és művelődési ház), ilyenkor hogyan kell adatot szolgáltatnom?

Ebben az esetben semmiképpen se hozzon létre két különálló intézményt, hiszen nem erről van szó. Egyazon intézményen belül kell két OSAP feladatra feliratkozni (a példánál maradva egy könyvtárira és egy közművelődésire). Azt el kell dönteni, hogy ki legyen az összevont intézmény adminisztrátora, mert egy intézménynek csak egy adminisztrátora lehet, a többi adatszolgáltatót pedig adatrögzítő státuszba kell meghívni. Az, hogy ki lesz anyaintézmény, ki önálló és ki tagintézmény, megbeszélés kérdése, de általában önálló intézményekről van szó, és nem kell anyaintézmény-tagintézmény hierarchiát felállítani. Persze, ha egy olyan összevont intézményről van szó, amelyben a könyvtár megyei könyvtári szerepet tölt be, és KSZR-ek tartoznak alá, akkor a könyvtárnak anyaintézmény típusú OSAP feladatra kell feliratkoznia, de az intézmény "másik fele" (pl. művelődési ház) nem feltétlenül kell, hogy tagintézmény legyen, lehet önálló vagy akár anyaintézmény is, ha alá is tartoznak intézmények.

Az OSAP feladatnál való feliratkozásnál mit válasszak ki? Anyaintézmény, tagintézmény, önálló?

Anyaintézmény az, aki alá legalább egy tagintézmény tartozik. Pl. tipikus példa erre a megyei könyvtár és a KSZR-ek.

Önálló típusú az, akinek saját adatszolgáltatási kötelezettsége van és nem tartozik közvetlenül egy másik könyvtár alá. Tipikus példa erre a városi könyvtár.

Tagintézmény az az intézmény, aki egy anyaintézmény alá tartozik, tipikusan a KSZR-es könyvtárak. Ha tagintézményt státuszt állít be az OSAP feliratra való feliratkozás során, akkor minden esetben meg kell adnia egy létező anyaintézményt, szóval először mindenképpen az anyaintézménynek kell feliratkoznia a saját OSAP feladatára (azért, hogy látható legyen a listában a tagintézmény számára).

Kitöltöttem az adatszolgáltatási űrlapot, most mi a teendőm?

Ha Ön intézményi adminisztrátor vagy feldolgozóközponti munkatárs szerepkörben van, akkor zárja le az űrlap tetején található "Pénzügyi zárás" és "Szakmai zárás" gombokkal. Ha adatrögzítő szerepkörben van, akkor jelezze az intézmény adminisztrátora fele, hogy végzett a kitöltéssel.

Igazolást a sikeres kitöltésről az Adatszolgáltatás menüpont Teljesítés igazolások blokkjában talál. Az ott megjelenő PDF fájl letöltésével, szükség esetén kinyomtatásával igazolhatja, hogy végzett az adatszolgáltatási űrlap kitöltésével.

Kitöltöttem az űrlapot, le szeretném zárni, de nem tudom, és piros hibaüzenetet ír a hibalista blokkban. Miért?

A sárga színű hibaüzenetek csak ajánlások, javaslatok, érdemes mindegyiket végignézni, de lehet, hogy mindent helyesen töltött ki, ez esetben nem kell azokkal foglalkoznia. A piros hiba viszont kritikus, amíg nem javítja ki mindegyiket, az űrlap lezárása nem lehetséges. Jellemző hiba pl. az, amikor valamelyik kötelező mezőt üresen hagyja.

Elkezdtem az űrlap kitöltését, de olyan mezők is megjelennek, amelyeknek nem kellene (pl. nem kell pénzügyi adatokat szolgáltatnom, de mégis ott vannak). Miért?

Ha jók a beállításai, akkor ugyan megjelennek a szükségtelen mezők is, de azok kitöltése nélkül is be fogja tudni küldeni az űrlapot. A szükségtelen mezők meghagyására azért van szükség, hogy egységes legyen az űrlapok struktúrája.

Kérdésem van, kihez fordulhatok?

A rendszer használata során felmerülhető kérdésekre igyekeztünk választ adni felhasználói kézikönyvben és a kitöltési útmutatóban is. Ha a segédletek nem nyújtanak megfelelő választ, akkor kérjük, hogy vegye fel a kapcsolatot az illetékes megyei feldolgozóközponti munkatárssal: https://kultstat.oszk.hu/#/home/contacts

________

Az új rendszer egyik legnagyobb újítása a korábbinál sokkal hierarchikusabb jogosultsági szintek bevezetése. Az átlátható és jogkörükben jól körülhatárolt jogosultsági rendszertől azt várjuk, hogy biztonságosabbá és kiszámíthatóbbá válik az adatszolgáltatás folyamata. A következő ábrán az új jogosultsági rendszer felépítését szemléltetjük:

Amennyiben további segítségre van szüksége, kérjük, forduljon az illetékes feldolgozóközponti kollégánkhoz (a megkeresésekre elsősorban e-mailben számítunk): https://kultstat.oszk.hu/#/home/contacts