Hír

2022. január 27-én mutatkoztak be a 2021-ben Minősített Könyvtár címet nyerő könyvtárak a Győztesek konferenciáján. A hat nyertes könyvtár erősségeivel, eredményeivel rövid online előadásokon ismerkedhetett meg a 125 fős hallgatóság. 

 

Kocsondiné Eisenkorb Györgyi Semmi sem állandó, csak a változás maga című előadásából megtudhattuk, hogy a keszthelyi Fejér György Városi Könyvtárban a helyi adottságok figyelembevétele a minőségfejlesztési munka kiindulási alapja. A könyvtár különleges adottságai közül külön említést érdemel, hogy a székhelyén és a gyerekkönyvtári telephelyén kívül nyáron strandkönyvtárat is üzemeltet, valamint hogy negyvenegy település részére nyújt KSZR szolgáltatást, sőt üzemelteti egy partnerkönyvtár katalógusát.

2006 óta minőségmenedzsmenti szemlélettel végzik a munkájukat. Kezdetben tanfolyamon vettek részt, és külső mentor is segítette őket. Tevékenységüket dokumentáló rendszert építettek ki, többek között teljes körű olvasói vagy középiskolásokat célzó igényfelméréseket, Támop-pályázat eredményével vagy a KSZR szolgáltatással és a strandkönyvtárral kapcsolatos elégedettségmérést végeztek.

A Támop-pályázatok tervezésénél, mutatóinak meghatározásánál, megvalósításánál és eredményeinek mérésénél is nagy hasznát vették a minőségmenedzsmenti módszerek alkalmazásának.

A zalaegerszegi Deák Ferenc-könyvtárral közösen teljesítményméréseket és elemzéseket végeztek egy pályázat részeként statisztikai adatok és mintavétel alapján. 2015 áprilisában megalakíthatták a minőségirányítási tanácsot (MIT). A forrásigényes fejlesztéseket pályázatokból finanszírozták. Így sikerült a könyvtári minőségbiztosítás bevezetését megalapozó tréninget is megvalósítaniuk. A program során közösen megfogalmazták céljaikat, társismereti, önismereti képzésen vettek részt, és konfliktuskezelést tanultak. Ez új szemléletet adott a munkatársaknak, megerősítette a csapatszellemet, és fejlesztette kommunikációjuk hatékonyságát is. 

A minőségfejlesztési szemlélettel 2006 óta folyó munka során több nehézséggel kellett megküzdeniük. Ezek közül a legjelentősebb a humán erőforrás folyamatos csökkenése.

2016-ban nyújtották be először a pályázatukat a Minősített Könyvtár címre, amelyet 2017-ben meg is kaptak. Megerősödve vállalták el a Magyar Könyvtárosok Egyesülete ötvenedik jubileumi vándorgyűlésének megrendezését 2018-ban. A feladatot nem tudták volna megvalósítani társadalmi, partneri kapcsolataik bővítése, elmélyítése nélkül. 

A mostani Minősített Könyvtár címük megszerzéséhez tudatosan mentek tovább a megkezdett úton, MIT-üléseket tartottak, újabb könyvtári minőségirányítási tréningen és szakmai képzéseken, online konferenciákon vettek részt. Rendszeresen végeztek elégedettségméréseket, és az eredmények felhasználásával tervezték a lépéseiket, kutattak pályázatok után, hogy az anyagi források megszerzésével megvalósíthassák céljaikat. 2020-ban megújított olvasóudvart, közösségi és olvasóteret tudtak építeni, zöldíteni. S bár a pandémia következményei rendkívül felborították a működésüket (még a vezetés is távozott), a fokozatos újranyitás mellett átalakították a munkaköröket, újjászervezték a minőségirányítási tanácsot, felülvizsgálták és szükség szerint újraírták a minőségmenedzsmenti dokumentumokat, végezték az elégedettségméréseket (olvasói és partneri kérdőívet is készítettek), pályáztak a fejlesztésekhez szükséges forrásokra. Ezeknek is köszönhetően vehettek részt szakmai konferenciákon, tudták megújítani a honlapot. Dokumentációjukat a belső ellenőrzés által kért anyagokkal is bővíteniük kellett. A külső és belső nehézségek ellenére úgy döntöttek, hogy elindulnak a pályázaton a 2021-ben lejáró Minősített Könyvtár cím meghosszabbításáért. Az új feltételek miatt minden tapasztalatuk ellenére kihívást jelentett végigmenni az úton. A pályázati folyamatukba szívesen beépítettek volna egy újabb szakértői tréninget, de tavaly nem volt rá lehetőségük. Mégis újra megerősödött bennük az egymásért való felelősségérzet, a közös gondolkodás beépülése a munkába, a csapatszellem érvényesülése. A menedzsmenttechnikák tudatos alkalmazása sokat segített a nehézségek megoldásában és a rendszerszerű gondolkodás tökéletesítésében.

Az eredmények bizakodással töltik el a csapatot, és erőt adnak a továbbiakhoz. Keszthely városától Pro Cultura díjat is kaptak a munkájukért. Ezért mindenkit arra biztatnak, hogy vágjon bele. 

 

Tomasovszki Anita, a nyíregyházi Móricz Zsigmond Megyei és Városi Könyvtár igazgatója arról beszélt, fejlesztéseiket hogyan inspirálják partnerkapcsolataik. A közös fejlesztésekre láthattunk számos példát és jó gyakorlatot, mint például a Lego-gyárral kialakított támogatói együttműködés vagy a zöld könyvtár koncepció elősegítéséhez a helyi kertészetek felkérése. Külső partnereikkel együttműködési megállapodást kötnek, és a könyvtár ingyenes beiratkozási lehetőséggel honorálja támogatásukat. Gyümölcsöző a kapcsolatuk a helyi és környékbeli oktatási intézményekkel is (például a Nyíregyházi Egyetemmel), aminek számos közös rendezvény (irodalmi konferencia stb.) köszönhető. Az igazgató további jó gyakorlatként mutatta be a kórházi olvasópontot, amely a gyógyintézmény szakkönyvtárával való együttműködés eredménye, vagy a Poket-közösséggel való aktív kapcsolatot, amelynek különböző rendezvények megvalósítása, valamint a Poket-automata könyvtár előtti elhelyezése is köszönhető. Idetartozik a képregénytár is, amelyet Kertész Sándor grafikussal és képregénykiadókkal közösen hívtak életre.

A rendszeres partneri elégedettségmérések és az azokból nyert információk felhasználása a fejlesztésekben 2017 óta gyakorlat a könyvtárban. Ilyen igényekre reagáló változtatás volt többek között a példányszámnövelés, a nyitvatartás módosítása, a kölcsönözhető dokumentumok számának növelése, a ruhatár átalakítása vagy az író-olvasó találkozók meghívottjainak a kiválasztása. Ebbe a sorba tartozik a Kultúrkuckó is, amelynek berendezése és dekorációja a fiatalok igényeinek megfelelően lett kivitelezve. 

A könyvtár nagy hangsúlyt fektet a külső kommunikáció fejlesztésére. A külső és belső kommunikációs terv átdolgozása után alakult meg a marketingcsoport, amelynek feladatai közé tartozik tartalmak készítése a népszerű médiumokra (Facebook, Instagram, TikTok, YouTube), belső képzések szervezése, arculatba illő plakátok készítése, valamint a használt médiafelületek nézettségi adatainak nyomon követése. A belső kommunikácó fejlesztésére a munkatársi elégedettségmérés eredményeként ötletládát, valamint „nyitott ajtós” rendszert vezettek be. Az ötletekre, javaslatokra mindig érkezik visszacsatolás a vezetőségtől. Az intézményi kommunikáció további fejlesztése stratégiai tervük egyik kulcsterülete. 

 

A harmadik előadást Tóth Csillától, a győri Széchenyi István Egyetem Egyetemi Könyvtár és Levéltár igazgatójától hallhattuk. Az intézmény másodszor kapta meg a Minősített Könyvtár címet. Betekinthettünk a könyvtár és a győri egyetem kialakulásának folyamatába, az egyetem és a könyvtár szervezeti összefüggéseibe, a bibliotéka 2008 óta bevezetett innovatív szolgáltatásaiba, tevékenységeibe, mint például az MTMT szakreferensi hálózat, az online tájékoztató szolgálat (info-share) vagy az információbróker szolgáltatás. 

Az előadás kitért az egyetemi modellváltás során alkalmazott minőségirányítási eszközök, változásmenedzsmenti módszerek ismertetésére is. 

A modellváltás nagy változásokat eredményezett, új szervezeti struktúrát és új stratégiát kellett kialakítani, amihez SWOT-analízist is készítettek. A minőségirányítási módszerek egyetemi szintű alkalmazásának is köszönhető, hogy sikerült a munkatársakat bevonni a változásokba és a modellváltást megalapozó szemléletváltást kialakítani. A munkáltatói és irányítási jogkört a kancellár gyakorolja a könyvtár felett, akivel kiváló a munkakapcsolat. Az új stratégia és a megújulás szimbólumaként fát is ültettek.

Az előadás kitért a könyvtár partneri kapcsolatainak, együttműködéseinek ismertetésére is. A bibliotéka kapcsolati rendszerének meghatározó eleme a 14 ezer diák és a 147 egyetemi szervezeti egység, intézetek, kutatócsoportok. Szolgáltatásaik zömét is részükre szervezik. 

A KutatóKapocs (oktatók, kutatók, PhD-hallgatók életpálya-támogatása – tudománymetriai adatok szolgáltatása – publikációs hatáselemzések készítése) mellett népszerű kezdeményezésük a Book-kanj ránk! – Kattanj ránk!, amelynek során a könyvtár bekapcsolódik a hallgatótoborzásba, megszólítva a fiatalokat az óvodásoktól egészen az egyetemig. A friss hallgatókat segíti a Gólyák program (könyvtárbemutató, könyvtár- és adatbázis-használati, kutatásmódszertani órák), a végzősöket a Szakdoga-para – Fogd és vidd a kollégát! (személyre szabott szakirodalom-kutatási, -értékelési segítség a szakdolgozatíróknak), az IKSZ – Töltsd el nálunk az 50et! keretében pedig középiskolásokat fogadnak önkéntes munkára. Ezt a korosztály segíti a Készülj nálunk az érettségire! is. Emellett Gyerekegyetem, Kutatók éjszakája, Nyitott kapuk és játékos vetélkedők hívogatják az érdeklődőket. Tartanak Book-kanj ránk!-hetet, gyerekeknek nyári tábort, családbarát egyetemet (bronz fokozat) is, illetve Party – Library – Library Party néven szülinapi rendezvényeket is. 

A levéltár és a könyvtár integrációjának eredményessége céljából jól definiálták a feladatokat, észszerű munkamegosztással használják ki a szinergiákat. 

 

Kiválóan tükrözi a könyvtár minőségi munka iránti elkötelezettségét az egyetem irányítótestületének 2021-ben megfogalmazott véleménye: „AZ EKL gyorsan alkalmazkodik a változásokhoz, kihívásokhoz. Használják a modern technológia nyújtotta lehetőségeket, figyelembe véve napjaink megváltozott információs igényeit. Szakmailag jól felkészült kollégák, munkájukkal több ponton kapcsolódnak más szervezeti egységekhez, hozzájárulva ezzel az egyetem sikereihez.”

 

A négy szakalkalmazottal, integrált intézményként működő Tamási Művelődési Központ és Könnyü László Könyvtár minőségmenedzsmenti tevékenységét Nagy Istvánné intézményegység-vezető ismertette. Az integráció után különösen fontos volt számukra a stabil szervezeti kultúra és a jó munkaelosztás kialakítása. Ez utóbbit a kollégák személyiségprofiljainak megállapításával segítették elő. Munkakapcsolatuk az őszinteségen, a tolerancián, a kreativitáson és az összetartáson alapul. Ezen értékek valódi megélésére tudatosan hangsúlyt fektetnek, és olyan rendszeres csapatépítő alkalmakon gyakorolják, mint az Egy süti, egy kávé elnevezésű közös beszélgetés, a Három óra című, napi tízperces megbeszélés és a rendszeres „ötletrohamok”. 

Hallhattunk a könyvtár új rendezvényszervezési stratégiájáról is. Céljuk a rendezvények színesítése, új felhasználói csoportok bevonása. A programok csökkenő látogatottsági adatait látva olyan új gyakorlatokat alakítottak ki, mint a szervezési folyamat dokumentálása, a kommunikációs stratégia megújítása, a belső terek átrendezése, modern eszközökkel való felszerelése, új események bevezetése. Ilyen új projektjük például a babaszínház, a népmese hete, az óvodások hete. A látogatók becsalogatására szolgál az épület elé kihelyezett könyvkígyó vagy a versteregetés. A „zöldülés” jegyében, valamint a helyi értékek népszerűsítésére, a helyi személyek bemutatására előadásokat szerveznek, a helyi utazók beszámolóját gasztronómiai kóstolóval kötik össze. A meséléseket, kiállításokat, kézműves-foglalkozásokat vagy a hagyományos könyvtári programokat teaházzal zárják, lehetőséget teremtve a résztvevőknek a beszélgetésre, ismerkedésre. A rendezvényekkel kapcsolatos elégedettséget visszamérik, továbbá benchmarkingot is végeztek, amely során hasonló adottságú könyvtárak rendezvényszervezési mutatóit vizsgálták tíz évre visszamenőleg. Megállapították, hogy a stratégiájuk eredményeként nagymértékben nőtt a résztvevők száma. 

Bővebben hallhattunk az egyik legnagyobb sikert elérő rendezvényükről, amely Booktivity néven vált ismertté, és amelynek a játékon túl elsődleges célja a közösségépítés volt, célcsoportja pedig a középkorúak, mivel ennek a korosztálynak csökkentek a látogatottsági adatai. Ehhez a könyves környezetben megvalósuló, az Activityhez hasonló játékhoz irodalmi művek címéből készítettek feladványokat. A program bevezetése előtt igényfelmérést végeztek, például egyesületeket kerestek meg, ahol pozitív fogadtatásra talált a kezdeményezésük. A négy éve minden ősszel megvalósuló csapatjátékban 700 személy 1500 feladványt oldott meg. Az esztendők során a PDCA-nak megfelelően mindig történt beavatkozás, jobbítás (vándor-Booktivity-maci, berendezés átalakítása, feladványok bővítése). A fergeteges hangulatú vetélkedőkön sikerült elérnie a könyvtárnak azon célját, hogy a településen elősegítse a felnőttközösségek kialakulását, összekapcsolását.

 

Kázsmér Ágnes, a Tiszaújvárosi Hamvas Béla Művelődési Központ és Könyvtár könyvtárvezetője Kreativitás és megújulás a fenntartható fejlesztés szolgálatában című előadásában arról beszélt, hogy az intézményi munka hatékonyságának növeléséhez az innovációs kultúra megszilárdítása hogyan tud mérhető eredményekkel hozzájárulni. 

Szervezetükben eredményesen alkalmazzák az innovációirányítási rendszer modelljét  (az MSZ 16555 1:2013 Innovációmenedzsment szabvány értelmezése alapján). A prezentációban bemutatott, egységes arculatot tükröző információs és tájékoztató rendszerük kialakításakor alkalmazott folyamat erre kiváló gyakorlati példa. Illusztrációja annak, hogy egy innovatív szervezet hogyan menedzsel egy ilyen tevékenységet, milyen tényezők és folyamatok együttes előfordulására van szükség a sikerhez. A könyvtárvezető kifejtette: a tervezés során meghatározták a célokat: a könyvtár külső-belső megjelenésének egységesítése; hatékonyabb kommunikáció; továbbfejleszthető változtatások. Majd kijelölték a fejlesztési területeket. Ilyen volt többek között az információs kiadványok megjelentetése, a szolgáltatóterekben alkalmazott, a tájékozódást segítő eszközök megújítása, a könyvtár jelenlétének fokozása az online térben. A projekttervezés során létrehoztak egy ötfős projektcsoportot személyre szabott feladatokkal, inspiráló légkörben, odafigyelve a pozitív megerősítésre. SWOT-analízist készítettek, meghatározták a külső és belső partnerekre vonatkozó kommunikációs célokat és stratégiát.

A megvalósítás során megújították információs kiadványaikat, a könyvtári információs táblák rendszerét, könyvtárismertetőt, foglalkozásajánlót, mágneses könyvjelzőt készítettek, ismertetőtáblákat, padlómatricákat vezettek be. Megújult és bővült online megjelenésük: a honlapon lévő információkat akadálymentessé tették, 3D-s virtuális sétát tettek fel, és kiadványaikat online változatban is elérhetővé tették. Szem előtt tartották a folyamatos belső kommunikációt, és többszintű külső kommunikációt alkalmaztak (hírlevél, blog, cikk megjelentetése a Tiszaújvárosi Krónika című helyi lapban stb.).

Az ellenőrzési folyamat során a teljesítménymutatók egyértelmű javulást mutattak, a közös munka adta sikerélmény pedig erősítette a csapatszellemet.

A projektmunkában megvalósuló innovációs folyamat önmagában is motiválóan hat a munkatársakra. Általában inspirálja őket, hogy egy adott célra rendelt feladatra összpontosítva saját ötleteiket azonnal megoszthatják, kidolgozhatják és egymást támogatva sikerre vihetik. 

Az első intézményi önértékelés rámutatott, hogy a dolgozók egyharmada nem tudta, hogyan ítélik meg a munkáját a könyvtárban. Az eredmény alapján készült el az egyéni önértékelési kérdőív, ami minden évben lehetőséget ad a munkatársaknak, hogy számot vessenek a saját éves teljesítményükkel. Az anyagi és erkölcsi elismerések rendszerét eljárásrend alapján működtetik, amelynek része a szóbeli és írásbeli dicséretek mellett a Hamvas-vándorserleg is.

 

A gyöngyösi Vachott Sándor Városi Könyvtár erősségeiről Szekeresné Sennyey Mária igazgatóhelyettes adott tájékoztatást a közönségnek. Pályázatukban négy fejlesztési irányt fogalmaztak meg: értékőrző könyvtár, hasznos könyvtár, zöldülő könyvtár, innovatív könyvtár. Munkatársaik mindegyik fejlesztési területhez külön logót készítettek. A partnerek, használók, dolgozók elégedettségét rendszeresen mérik, a rendezvényeik látogatóitól visszajelzést kérnek. 

Az értékőrzés égisze alatt valósulnak meg többek között a helytörténeti vonatkozású programok, amelyekre tapasztalataik szerint a férfiakat is be lehet vonzani. Hasznos könyvtár alatt értik a hagyományos könyvtári szolgáltatások mellett többek között a Hétvégi fabrika elnevezésű családi programot, a Könyvtár a játszótereken programsorozatot és az Okos nagyi klubot. A Zöldülő könyvtárral a környezettudatos szemlélet népszerűsítése a cél. Ennek érdekében életmód-előadások hangzanak el, ezt elősegítő együttműködések köttetnek, létrehozták az úgynevezett ökopolcot, valamint egészségmegőrző programokat, vetélkedőt tartottak. Innovatív könyvtárként minden területen keresik az új megoldásokat. Ennek ékes példája a nagy sikernek örvendő Könyvtári hírmondó vagy a már említett Könyvtár a játszótereken, de ide sorolható a Szünidei foglalkoztató, a könyvtár falain kívül megvalósuló Vers Tér program és a régi zenei részlegből átalakított Hangzóna is. De nemcsak szolgáltatásaikat, hanem belső folyamataikat is innovatív módon közelítik meg. Így például a könyvbeszerzést, amely az igények folyamatos felmérésén és a gyors beszerzésen alapul, vagy a dolgozók tudástérképét, amely a DISC- és a Belbin-személyiségteszt segítségével készült abból a célból, hogy a munkatársak minél jobban együtt tudjanak dolgozni, és minél inkább kihasználják az erősségeiket.