Hír

A szakmai programot Szóllás Péter, az Emberi Erőforrások Minisztériuma Könyvtári és Levéltári Főosztály osztályvezetője nyitotta meg. Köszöntőjében kiemelte a könyvtárosszakma kiemelkedő teljesítményét és reakcióképességét (például könyvtári cserepont és könyvfutár szolgáltatás bevezetése). Hangsúlyozta, a kulturális tárca arra törekszik, hogy érdemes legyen az MKC- és KMD-pályázatokon indulni, ezért megemelte az MKC-pályázattal elnyerhető díj összegét ötszázezer forintra. A KMD-pályázatban elnyerhető támogatás összege kétmillió forint.

Bajnok Tamara, a Könyvtári Intézet Könyvtári Minőségfejlesztési Osztály osztályvezetője előadásának bevezetőjében elmondta, hogy a szakmai napra 64 könyvtár 70 kollégája jelentkezett. Az MKC és KMD pályázati felhívások nagy vonalakban hasonlók az előző évihez, a változásokra külön felhívja a figyelmet. Azonban ez a pályázati tájékoztató nem helyettesíti a pályázati kiírás gondos elolvasását!

Az év elején frissült a Könyvtári Intézet honlapja, a minőségmenedzsmenttel kapcsolatos információk a felső menüsor végén találhatók, a Minőség menüpontban. Külön aloldalakat kaptak a címmel és a díjjal kapcsolatos információk. A pályázathoz szükséges önértékelő táblázatokat a Szervezeti önértékelés aloldal tartalmazza.

Érvényes Minősített Könyvtár címe 37 könyvtárnak van, Könyvtári Minőségi Díjat pedig 6 könyvtár szerzett eddig.

Az idén az MKC-re három kategóriában lehet pályázni, ami bizonyos esetekben rugalmasan választható. Ha egy könyvtár több kategóriába is beletartozik, akkor a saját stratégiai céljainak megfelelően dönthet arról, hogy melyik kategóriában indul. A pályázati feltételek a tavalyihoz képest nem változtak.

A pályázatra jelentkező könyvtárnak az alábbi feltételeket kell teljesítenie:

– eleget tenni az évi kötelező statisztikai adatszolgáltatásnak; – a szervezeti és működési szabályzatában szerepeltetni, hogy (az 1997. évi CXL. törvényben foglaltaknak megfelelően) szolgáltatásait a minőségirányítás szempontjai szerint szervezi;

– rendelkeznie kell minőségpolitikai nyilatkozattal, amit az szmsz-szel együtt hozzáférhetővé kell tennie a honlapján.

A pályázati adatlapon a könyvtárnak el kell fogadnia, hogy:

– segíti a kirendelt szakértők munkáját;

– sikeres pályázat esetén a szakmai beszámolót közzéteszi a honlapján;

– elfogadja az adatkezelési tájékoztatóban leírt adatkezelési rendelkezéseket;

– és amennyiben a pályázat ideje alatt a pályázati adatlapon felsorolt adatok bármelyike megváltozik, azt bejelenti a Könyvtári Intézetnek.

Az idei kiírásban még csak előnyként szerepel az, ha a könyvtárnak van két önértékelése (a két önértékelés elvégzése között legalább egy év teljen el), ez a kitétel azonban a későbbiekben várhatóan pályázati feltétellé válik.

A múlt év legnagyobb változása volt, hogy létrejött az elektronikus pályázati felület a Magyarországi Könyvtárak Adatbázisában, hogy csökkenjen a pályázókra nehezedő adminisztrációs teher, illetve minden résztvevő számára átlátható és nyomon követhető legyen a teljes pályázati folyamat. Nagy előnye az is, hogy ezen a felületen minden pályázati dokumentum egy helyen megtalálható, és környezetvédelmi szempontból sem mellékes, hogy a pályázatot papírmentesen le lehet bonyolítani. Jó visszajelzések vannak a pályázati felület működéséről, a tavalyi kiírásokon részt vevő könyvtárak és szakértők is nagyon jónak értékelték a felületet.

A pályázati adatlap visszatöltési határideje március 17-e.

A pályázati adatlapon az általános adatok mellett fel kell tölteni a könyvtár minőségpolitikai nyilatkozatát és szmsz-ét is. Fontos információ, hogy a pályázati adatlap feltöltése nem kötelezi a könyvtárat a pályázati részvételre. Ez egyben azt is jelenti, hogy a könyvtár csak akkor indul hivatalosan a pályázaton, ha határidőre, vagyis április 14-ére feltöltötte a szakmai beszámolóját és az önértékelését is. 

A pályázat formai követelményei sem változtak. A könyvtárak általában kevésnek találják a meghatározott terjedelmet, de a tapasztalat azt mutatja, hogy a szövegeknek mindig jó a tömörítés.

A szakmai beszámolónak tükröznie kell a Könyvtárak Minőségi Működésének Értékelési Rendszere (KMÉR)struktúráját, azaz a KMÉR-ben szereplő kritériumok és alkritériumok alapján kell bemutatni a könyvtár minőségmenedzsment-tevékenységét. Fontos, hogy az intézmények az eredménykritériumokat mérésekre alapozzák, és az ezeket bemutató táblázatokat, grafikonokat és infografikákat is építsék be a pályázati anyagba. Lényeges eleme a szakmai beszámolónak a kulcsfolyamatok elemzése, valamint az önértékelés eredményeinek bemutatása és a fejlesztési irányok meghatározása.

Az MKC adományozásáról a kultúráért felelős miniszter dönt, az idei nyertes pályázók ötszázezer forint pályadíjban részesülnek. A cím használatára a nyertes könyvtár 2023-tól 2027. december 31-éig jogosult. Ez az információ szerepelni fog azon a díszoklevélen, amelyet az ünnepélyes átadón kapnak meg a sikeresen pályázó könyvtárak. A pályázattal kapcsolatban információt a Könyvtári Minőségfejlesztési Osztály a [email protected] e-mail-címen vagy a 06 1 224 3815-ös telefonszámon ad.

A Könyvtári Minőségi Díj-pályázaton csak érvényes Minősített Könyvtár címet birtokló könyvtárak indulhatnak. A kiírásba már tavaly bekerült az a kitétel, hogy legkorábban a cím elnyerése után egy évvel lehet a díjra pályázatot benyújtani. Ez azért szükséges, hogy a cím kapcsán beadott pályázatban megjelölt fejlesztéseket legyen idő visszamérni, és az eredmények már be tudjanak kerülni a pályamunkába. Az idén 31 könyvtár előtt nyitott a lehetőség, hogy induljon a díjért.

A benyújtandó dokumentumok köre nem változott az utóbbi években, tehát pályázati adatlapot, szakmai beszámolót és a legutóbbi önértékelést kell benyújtani. Azonban a könyvtárnak nem a teljes körű minőségmenedzsment-tevékenységét kell bemutatnia, hiszen ezt már megtette az MKC-pályázatnál, hanem két megvalósult fejlesztést, innovációt. Az idén annyiban bővült a díj pályázati kiírása, hogy a világjárványra reagálva bevezetett innovációval is lehet pályázni. Nem kötelező ilyen típusú fejlesztéssel indulni, de lehetőség van rá.

A KMD-pályázat formai és tartalmi követelményei sem változtak tavaly óta, a terjedelem továbbra is 125 000 karakter. A beszámolónak a díj esetében nem a KMÉR struktúráját kell követnie, hanem a Szakmai innováció a könyvtárban című kiadványét. Természetesen ez is megtalálható a Könyvtári Intézet honlapján:

https://ki.oszk.hu/sites/default/files/dokumentumtar/minoseg_dij_segedlet_atdolgozva.pdf.

A Könyvtári Minőségi Díj érvényessége nincs időkorláthoz kötve úgy, mint a cím használata. Nem évül el. Minden nyertes könyvtár kétmillió forint pályadíjban részesül.

A díjat várhatóan a jövő évi magyar kultúra napján vehetik át a nyertesek.

Az előadó ismertette az elektronikus pályázati felületet, amely a Magyarországi Könyvtárak Adatbázisán (MKA) belül található. A pályázó könyvtár a saját MKA-felhasználónevével és -jelszavával tud ide belépni. A bal oldali menüsorban a Pályázatok menüpontra kattintva, majd a címet vagy a díjat kiválasztva, végül a 2022-es évre klikkelve lehet a pályázati adatlapot kitölteni, majd a szükséges dokumentumokat feltölteni. Az előadás 13-as számú diáján megtalálható a lépések pontos sorrendje. A pályázati felület használatához a Könyvtári Intézet honlapján is elérhetők rövid oktatóvideók mind a díjra, mind a címre vonatkozó oldalakon. Amennyiben a pályázó könyvtárnak nincs MKA-hozzáférése, a [email protected]e-mail-címen igényelhet.

A pályázatra két jogvesztő határidő vonatkozik:

– legkésőbb 2022. március 17. éjfélig vissza kell tölteni az aláírt adatlapot és mellékleteit,

– legkésőbb 2022. április 14. éjfélig fel kell tölteni a szakmai beszámolót és az önértékelést.

Istók Anna, a Gödöllői Városi Könyvtár és Információs Központ igazgatóhelyetteseKötöttségek nélkül – hogy a pályázatírás élmény legyen… című előadásában bemutatta könyvtára minőségirányítási rendszerét és pályázatírási gyakorlatát. Az immár kilenc éve címbirtokos könyvtár kétszer vehette át a Minősített Könyvtár címet és egyszer a Könyvtári Minőségi Díjat. Tapasztalatot szereztek mind a KKÉK, mind a KMÉR keretrendszer szerinti pályázat elkészítésében. Mára a minőségirányítási rendszerük a mindennapjaik részévé vált, sőt új szervezeti kultúra kialakulását eredményezte.

Az első, a KKÉK keretrendszer szerinti pályázat még tapasztalat nélkül készült, és 630 oldalnyi pályázati anyagot, valamint 59 kötelező dokumentumot eredményezett. A pályázati cél nem a cím elnyerése volt, hanem a minőség gyakorlatba építése.

A második pályázat már a rugalmasabb és „személyre szabható” KMÉR keretrendszer szerint készült. A 83 oldalnyi pályázati anyag mellé mindössze 3 dokumentum benyújtása volt szükséges. Természetesen a háttérben itt is rendelkezésre állt az a minőségirányítási dokumentáció, amelyet a korábbi évek alatt munkaeszközzé formáltak, s amelyre a könyvtárnak valóban szüksége volt.

Minőségmenedzsment-rendszerük a következő négy pillérre épül: dokumentálás, vevőközpontúság, munkatársak bevonása, támogató vezetés.

Mindezeket három oldalról mérik: a folyamatok, a szolgáltatások mint kimenetek és az eredmények, azaz a használói elégedettség oldaláról.

A folyamatok feltérképezése ábrák segítségével, a normák, az ellenőrző pontok és a teljesítménymutatók beiktatása a mindennapos munka természetes része. A szolgáltatások minősége nagymértékben függ a munkatársak teljesítményétől, ezért erre is kidolgozták a saját módszerüket, amelyet folyamatosan felülvizsgálnak. Fontos szerepe van a belső kommunikációnak és a munkatársak motiválásának is. Náluk az egyik leghatékonyabb motiválási módszer a csapatépítés.  Az eredményeket az évente végzett olvasói elégedettségmérésekkel vizsgálják, valamint kisebb, de rendszeres mérésekkel. Szintén fontos, hogy az így tudomásukra jutó információt figyelembe vegyék a tervezésnél, azaz szülessen intézkedés, mert így érvényesül a PDCA-elv, amelynek gyakorlati hasznáról már meggyőződtek az idők folyamán.

Az évente rendszeresen készülő elemzések a pályázatírás során hasznosnak bizonyulnak, mert csak át kell emelni a pályázati anyagba a szükséges grafikonokat, táblázatokat, infografikákat. A könyvtár adatgyűjtési szempontjai a következők: egyszerű legyen a gyűjtés, kulcsterületekre vonatkozó adatok gyűjtése, valós adatok gyűjtése, a gyűjtött adatok öleljék fel a működés egészét.

A második (a KMÉR keretrendszer szerint elkészített) pályázat „megkönnyebbülés” volt számukra abban az értelemben, hogy a pályázati szakmai beszámolójukat a „maguk képére formálhatták”. Mivel az adatokat folyamatosan gyűjtötték, nem volt szükség új elemzésekre, a már meglévő grafikonokkal dolgoztak, amelyek segítségével erősségeiket igyekeztek hangsúlyozni. A pályázati anyag felépítése a KMÉR kilenc kritériumát tükrözte, ez kiegészült egy bevezetővel, amelyben minőségirányítási rendszerüket mutatták be, és a fejlesztési irányvonalaikat is felvázolták.

A pályázat megírása során nehézséget okozott, hogy az adottság- és az eredménykritériumok gyakran összekapcsolódnak. Az ügyfélközpontú eredmények és a kulcsfontosságú eredmények kritérium elemeit szintén nehéz volt szétválasztaniuk. Az előadó szerint a terjedelmi korlátot táblázatok és grafikonok használatával könnyebb betartani – bár az elkészítésük időigényes, nagyobb szövegmennyiséget ki lehet velük váltani.

A gödöllői könyvtárban a második pályázatnál elvégzett önértékelés előtt nem készítették fel külön a kollégákat, de mivel az értékeléseknél nem tapasztaltak nagy szórást, úgy ítélték meg, hogy a minőségmenedzsment elemei beépültek a köztudatba. Külön odafigyelést igényelt viszont, hogy az értékelőskála 0-tól 5-ig terjedő fokozata nem felel meg az iskolai osztályzatoknak. Az önértékelés eredményeként intézkedési tervet készítettek, amelynek megvalósulását nyomon követik.

Hogyan érdemes belekezdeni egy pályázat megírásába? Bár az adatokat a szervezeti egységek folyamatosan gyűjtik és szolgáltatják, az előadó azt javasolja, hogy a pályázati anyagot egy ember írja meg (például a MIT-vezető), aki elég képzett ahhoz, hogy átlássa a rendszert. Azt tanácsolja, hogy ne feltétlenül új anyagokat készítsenek, hanem szedjék össze, hogy mijük van, és a meglévő anyagokkal dolgozzanak, esetleg azokat frissítsék.

Az előadás után dr. Topár József reagált az elhangzottakra. Az eredmények és adottságok szétválasztása kapcsán kifejtette: az adottságoknál azt kell megfogalmazni, hogy milyen módszereket alkalmazunk, míg az eredményeknél azt, hogy ezek a módszerek milyen eredményeket hoznak. Az eredmények esetén tehát adatokat, tényeket, trendeket kell bemutatni.

Felhívta továbbá a leendő pályázók figyelmét arra, hogy bár a könyvtárak korábbi pályázati anyagai hozzáférhetők, de nem mindegyik alkalmas az átvételre, mivel egy pályázat megítéléséhez a helyszíni látogatás is nagyban hozzájárul, a szakértői anyagok pedig nem publikusak.

Istók Anna kiegészítette előadását azzal a megjegyzéssel, hogy a negatív adatok megjelenítése sem probléma, azonban az intézkedési terv tartalmazzon válaszokat, megoldásokat a negatív tendenciák kezelésére.