Hír

A szakmai nap online videokonferencia formájában történő megrendezése számunkra is izgalmas kihívás volt, de egyben bizonytalanságokat is hordozott, hiszen a technikai tényezők kialakításán túl, kétséges volt az is, hogy milyen fogadtatásra talál a kezdeményezés az érdeklődők körében.

Az első, offline és a másodjára meghirdetett online eseményre összesen 52 könyvtárból jelentkeztek kollégák. A végül március 18-án 10 órakor kezdődő Zoom alkalmazást használó videokonferencia az alábbi tartalommal került megrendezésre:

• Horváth Adrienn tájékoztatója a Minősített Könyvtár cím és Könyvtári Minőségi Díj pályázatokról.
• Dr. Tóth Máté Innováció a minőség tükrében című szemináriuma.
• Dr. Topár József Így készítsd el a pályázatra a szakmai beszámolót! című szemináriuma.

Horváth Adrienn a Könyvtári Intézet munkatársa a pályázat benyújtásával kapcsolatban felhívta a figyelmet néhány fontos szempontra:

• A pályázati adatlap benyújtásának határideje április 22. Az adatlap benyújtása nem jelent pályázati kötelezettséget is egyben, de aki nem nyújtja be az adatlapot, az nem pályázhat.
• Az önértékelés és szakmai beszámoló benyújtási határideje június 3.
• Idén már nem csak postai úton, hanem a Magyarországi Könyvtárak Adatbázisa felhőtárhelyébe is fel kell tölteni a pályázati anyagokat.
• Az átdolgozott KMÉR egyik újdonsága, hogy a három pályázati kategória határai nem rögzítettek, bizonyos könyvtárak esetében eldönthető, hogy a stratégiai céljaiknak melyik kategória felel meg inkább. Amennyiben egy könyvtár több kategóriába is beleeshet, a választását meg kell indokolni.
• A pályázati adatlap benyújtásakor nyilatkozni kell, hogy a szakmai beszámolót közzéteszi a könyvtár saját honlapján, valamint válaszait elküldi a Könyvtári Intézet elégedettségmérésére.
• Idén a KMÉR és a KKÉK szerint készült önértékeléseket is elfogadjuk.
• Mind a Minősített Könyvtár cím, mind a Könyvtári Minőségi Díj odaítéléséről az EMMI értesíti az érintetteket, és azokat is, akik idén sikertelenül pályáztak. A Könyvtári Intézet a honlapján teszi közzé az eredményeket.
• A Könyvtári Minőségi Díj pályázathoz is szükséges önértékelés benyújtása.
• Az önértékeléseket Excel táblázatban kell elkészíteni, amelyben alapesetben 8 önértékelő számára van oszlop, de ez kérésre kibővíthető.
• A pályázati anyagokat a szakértőknek továbbítjuk, a további egyeztetések a helyszíni látogatásról velük történik.

Dr. Tóth Máté a Könyvtári Intézet munkatársának előadása elsősorban a Könyvtári Minőségi Díjra pályázóknak, valamint az innovációmenedzsment iránt érdeklődőknek szólt.

Előadásában röviden ismertetett néhány innovációmenedzsment alapvetést, majd részletesen bemutatta a Könyvtári Minőségi Díjra beérkező pályázatok értékelési szempontjait.

Kiemelte, hogy az innováció mindig egy partneri igényre adott válasz kell legyen, aki pedig nem csak külső, de belső partner (munkatárs) is lehet. Akkor beszélhetünk innovációról, ha a fejlesztésnek jelentős újdonságtartalma van, vagy olyan adaptáció, amelyet a helyi körülményekre alkalmaznak. Ez utóbbi esetben a pályázatban azt a hozzáadott értéket is be kell mutatni, amely a könyvtár saját újítása, szellemi terméke. Az innováció esetében is fontosak a mérhető rövid és hosszú távú kimenetek, valamint hosszabb távon a hatások beazonosítása. Az innovációnak illeszkednie kell a könyvtár stratégiájához és biztosítani kell annak fenntarthatóságát.

A pályázatok értékelési szempontrendszeréről bővebben a Szakmai innováció a könyvtárban - Segédlet a Könyvtári Minőségi Díjra történő pályázáshoz c. dokumentumban tudnak tájékozódni. Az innovációmenedzsmentről általában pedig Dr. Tóth Máté: Innovációmenedzsment a könyvtárban című cikkében olvashatnak.

Dr. Topár József a Budapesti Műszaki Egyetem címzetes egyetemi docense elmondta, hogy az új, 2019-ben megjelent KMÉR a 2018-ban lebonyolított pályázatok tapasztalatai és a beérkezett visszajelzések alapján került átdolgozásra. A tartalmában megújított dokumentumban a könyvtári rendszer sajátosságait figyelembe véve kerültek kialakításra a rugalmas pályázati kategóriák. A TQM értékrendjét az 1. kategória fedi le teljes egészében, és mivel ez a legkomplexebb, ezért ajánlja ennek tanulmányozását. A kategóriákat azért ítélték szükségesnek, mivel lehetnek olyan területek, amelyek nem relevánsak egy kisméretű könyvtár számára (példaként említette a fenntartóval való viszonyt, vagy a stratégiai mozgásteret). A TQM az ISO-val szemben jelentős rugalmasságot biztosít, hiszen egy értékrendet közvetít, nem pedig egy kipipálandó ellenőrzőlistát.

A Minősített Könyvtár címre pályázóknak azt javasolja, hogy a szakmai beszámoló tükrözze a KMÉR kritériumstruktúráját. Az adottságkritériumoknál azt mutassák be, hogy milyen módszereket, megoldásokat választanak, ezek megváltoztatásában hogyan érvényesül a PDCA logika. Mutassák be azt is, hogy az adottságokat milyen mérések, elemzések, visszajelzések alapozzák meg, ezek alapján milyen beavatkozásokat tesznek. Az eredménykritériumok bemutatásánál mérőszámokban, mutatószámokban gondolkozzanak, ne pedig anekdotikus leírásban. Ez akkor igazán jó, ha a mérőszámoknak, indikátoroknak, vagy az elégedettségméréseknek a trendjeit is ismertetik, ezek alapján vonják le rövid szöveges következtetéseiket. Fontos, hogy lényegi mutatószámokat válasszanak ki (kulcs mutatószámok). (Horváth Adrienn ehhez ajánlotta segítségül az MSZ ISO 11620:2019 szabványt, amihez Somogyi József frissítette az Ajánlást: Feltétel- és teljesítménymutatók a magyar könyvtári rendszerben. Ajánlás a könyvtári feltétel- és teljesítménymutatók alkalmazására.

Fontos, hogy a könyvtárak az önértékelési eredmények alapján határozzanak meg fejlesztési irányokat. Ezek ne napi kérdések megoldásai legyenek, hanem stratégiai beavatkozások keresését célozzák. Ezért nem érdemes túl sok fejlesztési irányt meghatározni, hiszen azokat meg is kell tudni valósítani. Súlyozzanak a fejlesztések között, és a választásukat érvekkel támasszák alá. Kiemelte, hogy a PDCA a rendszerbe beillesztve működjön: a jól szabályozott folyamatokból gyűjtsenek mérési adatokat, állapítsák meg a fejlesztendő területeket, majd avatkozzanak be a folyamatba, megint mérjenek, majd megint avatkozzanak be, és így tovább. A fejlesztések álljanak összhangban a vevői igényekkel.

Felhívta a figyelmet, hogy a pályázati folyamatban az értékelés alapja maga a benyújtott pályázati dokumentum, amelyhez a helyszíni látogatáson kiegészítések, további információk adhatók, de ezt alapvetően jól kell megírni. A szöveget érdemes rövid, tényszerű adatokra alapozni. A könyvtár szakmai bemutatását maximum 2 oldal terjedelemben javasolja, lehetőleg kerüljék a tartalmi ismétlődéseket, és figyeljenek a terjedelmi korlátokra.

Az önértékelésre szolgáló Excel táblázat rugalmas, lehetőség van a bővítésére és a szűkítésére egyaránt. A lényeges az önértékelés átlaga és szórása.

Kitért még a kritériumok közötti kapcsolatokra is. A kritériumok egyes elemei egymásra utalnak és egymásra épülnek. Pl. a vízió és a stratégia összefüggése (azonos irányba mutassanak), vagy például a működés fejlesztése mennyire van összhangban a folyamatokkal. A kritériumok közötti összefüggéseket a KMÉR 2. melléklete tartalmazza.

Az online videokonferenciával kapcsolatos tapasztalataink és az eddigi visszajelzések pozitívak voltak, a későbbi még gördülékenyebb lebonyolítás érdekében kikérjük a résztvevők véleményét.

Az eredetileg meghirdetett, az önértékelés módszerével foglalkozó szemináriumot a későbbiekben, hasonló módon fogjuk megtartani.

Ezúton szeretnénk megköszönni előadóinknak, hogy vállalták a közreműködést a jelenlegi veszélyhelyzettel terhelt időszakban is, és az online konferencia résztvevőinek, hogy kilépve komfortzónájukból alkalmazkodtak a jelenlegi körülményekhez.