Hír

2023. június 27-én került megrendezésre a Könyvtári Intézet szervezésében a Pályázatismertető szakmai nap, amelyen a Minősített Könyvtár cím és a Könyvtári Minőségi Díj tárgyévi pályázati kiírásainak részleteit és újdonságait, valamint az online szervezeti önértékelési felületet mutatták be a Könyvtári Intézet munkatársai. Az online rendezvényhez 67 résztvevő csatlakozott és hallgatta végig a tájékoztatót.

A szakmai napot Rózsa Dávid, az Országos Széchényi Könyvtár főigazgatója nyitotta meg. Köszöntőjében röviden bemutatta a könyvtári minőségi pályázatok jellemzőit, a Könyvtári Intézet szerepét a pályázat lebonyolításában. Vincze Máté közgyűjteményekért és kulturális fejlesztésekért felelős helyettes államtitkár videóüzenetben köszöntötte a résztvevőket, amelyben kiemelte a könyvtárak és könyvtárosok szerepét az olvasáshoz és a művelődéshez való alapjog biztosításában és a funkcionális analfabetizmus csökkentésében.

Bajnok Tamara, a Könyvtári Intézet Könyvtári Minőségfejlesztési Osztályának osztályvezetője előadásának bevezetőjében bemutatta, hogy hol lehet megtalálni a Könyvtári Intézet honlapján a Minősített Könyvtár címmel (MKC) és a Könyvtári Minőségi Díjjal (KMD) kapcsolatos információkat. 2023-ban 31 könyvtár rendelkezik érvényes Minősített Könyvtár címmel, és eddig 8 könyvtár szerzett Könyvtári Minőségi Díjat.

A Kulturális és Innovációs Minisztérium idén június 21-én írta ki a könyvtári minőségi pályázatokat. A pályázati adatlapot július 5-ig, a szakmai beszámolót és az önértékelést augusztus 4-ig kell feltölteni a Magyarországi Könyvtárak Adatbázisának Pályázat menüpontjába. Az elmúlt évekhez hasonlóan az idén is 3 kategóriában indulhatnak a könyvtárak az MKC pályázaton. A jelentkezés feltétele, hogy a könyvtár eleget tegyen a kötelező statisztikai adatszolgáltatásnak, szervezeti és működési szabályzatában (SZMSZ) nyomon követhető legyen, hogy az intézmény eleget tesz a CXL. törvény 55. §-ában foglaltaknak, miszerint a könyvtár szolgáltatásait a minőségirányítás szempontjai szerint szervezi, rendelkezik minőségpolitikai nyilatkozattal, amit az SZMSZ-szel együtt hozzáférhetővé tesz a honlapján. A pályázati adatlapon, mely a MKC-re és KMD-ra pályázó könyvtáraknak azonos, nyilatkoznia kell az intézménynek arról, hogy segíti a kirendelt szakértők munkáját, sikeres pályázat esetén a szakmai beszámolót közzéteszi a honlapján, megismeri az adatkezelési tájékoztatót, és haladéktalanul bejelenti a Könyvtári Intézet számára, ha a pályázati adatlap adataiban változás történik. A pályázati kiírás új eleme, hogy kötelezővé vált az előző években még csak előnyként szerepeltetett két befejezett szervezeti önértékelés az intézmények számára. A két szervezeti önértékelés között minimum egy évnek kell eltelnie. Az önértékelések dátumát (év, hónap) meg kell adni a pályázati adatlapon. A dátumokat a helyszíni látogatáskor a kirendelt szakértők ellenőrizhetik.

A szakmai beszámoló formai követelményei nem változtak, továbbra is kategóriánként meghatározott karakterszámmal kell elkészíteni a beszámolót. Fontos az igényes megjelenés, a táblázatok, grafikonok és infografikák használata. Fotómellékletet továbbra sem kötelező beilleszteni, de az idei év újdonsága, hogy ha a pályázó könyvtár szeretné, akkor szigorúan a szöveg alátámasztására vagy az arculat tükrözése érdekében mellékelhet fényképeket. A tartalmi követelmények annyiban bővültek az előző évek pályázati kiírásaihoz képest, hogy a könyvtárnak a két kötelező önértékelés miatt röviden be kell mutatnia, hogy milyen fejlesztési irányokat határoztak meg az önértékelési jelentés segítségével, illetve a bevezetett beavatkozások milyen hatással voltak az adott területek fejlődésére. Azoknak a könyvtáraknak, amelyek ismételten pályáznak az MKC-re, be kell mutatniuk, hogy hogyan folytatták a minőségmenedzsment-tevékenységüket az előző pályázat elnyerése óta, hogyan építették be az előző helyszíni látogatás során megfogalmazott szakértői véleményeket a mindennapi munkájukba. A pályázathoz szükséges kategóriánként szerkesztett táblázatok a Könyvtári Intézet honlapjáról letölthetők.

Díjra pályázni csak érvényes MKC birtokában lehet, a különbség a cím pályázathoz képest annyi, hogy a szakmai beszámolóban itt már a könyvtár nem a teljes körű minőségmenedzsment-tevékenységét járja körül, hiszen azt már megtette a cím pályázatnál, hanem két megvalósult innovációját mutatja be megadott szempontok szerint. Az ehhez készült segédanyag Szakmai innováció a könyvtárbancímmel megtalálható a Könyvtári Intézet honlapján.

Az előadó végezetül felhívta a figyelmet arra, hogy a sikeres pályázat megírásához és benyújtásához hozzájárulhat a pályázati kiírások alapos áttanulmányozása mellett egy ellenőrző lista használata is.

A pályázati kiírások részletes ismertetése után a Könyvtári Intézet új szolgáltatása, az online szervezeti önértékelési felület bemutatására került sor. Juhász Réka röviden kitért a szervezeti önértékelés rendszeres és tudatos elvégzésének jelentőségére azokban a szervezetekben, amelyek a TQM-alapú minőségfejlesztés révén szeretnék megvalósítani a folyamatos fejlődést. A könyvtáraknak ehhez rendelkezésükre áll a Könyvtárak Minőségi Működésének Értékelési Rendszere (KMÉR), amelynek segítségével sajátosságaik figyelembevételével végezhetik el szervezeti önértékelésüket.

Az online szervezeti önértékelési felület kialakításával az volt az intézet célja, hogy ösztönözze a könyvtárakat a módszer gyakoribb használatára azáltal, hogy egy olyan felületet fejleszt, amely nemcsak gyorsabbá és testre szabhatóvá teszi az önértékelést, hanem lehetővé teszi több munkatárs bevonását, több támogatást nyújt az önértékelők számára, biztosítja az anonimitást, segíti az egységes értelmezést, az eredmények feldolgozását és az önértékelési jelentés elkészítését.

A felület koncepciójának kialakítása előtt 2020-ban egy igényfelmérést végeztek az intézet akkor minőségmenedzsmenttel foglalkozó munkatársai annak érdekében, hogy felmérjék a könyvtárak önértékelési gyakorlatát és egy online felülettel szemben támasztott igényeit. A visszajelzések alapján alakították ki azt a koncepciót, amelyből megszületett a felület, amely a belső és külső tesztelések után nyerte el végső formáját. Az online önértékelési felület a Magyarországi Könyvtárak Adatbázisában érhető el, ahova a könyvtárak saját bejelentkezési adataikkal léphetnek be a Könyvtári Intézet honlapjáról.

A felület használatával kapcsolatban elmondható, hogy az egyes önértékeléseket projektént kezeli, ezért szükséges egy olyan munkatárs felkérése, aki koordinálja és összefogja az önértékelési projekttel kapcsolatos tevékenységet: létrehozza a projektet, testre szabja az űrlapot, kiküldi a hozzáféréseket az önértékelők számára, nyomon követi a folyamatot, elkészíti az önértékelési jelentést. A projekt további résztvevői az önértékelésre felkért munkatársak, akik elvégzik a szervezet értékelését.

Az adminisztrátor a projekt létrehozását egy projektadatlap kitöltésével és elmentésével kezdi, majd a testre szabás első lépéseként feltölti azokat a dokumentumokat, amelyek támogatni fogják az önértékelőket az értékelés során (pl. stratégiai terv, küldetésnyilatkozat, folyamatszabályozási dokumentumok stb.). Második lépésként a KMÉR struktúráját követő űrlap értékelési szempontjainak könyvtárhoz igazítása történik: megjegyzéseket lehet hozzáfűzni az egyes területekhez, és a korábban feltöltött dokumentumok közül hozzá lehet csatolni a vonatkozókat. Harmadik és egyben befejező lépésként ki kell küldeni az értékelésre felkért kollégák számára az egyedi hozzáféréseket. Az előkészítő munka ezzel véget ért, azonban az adminisztrátor nyomon követheti az értékelés folyamatát: az anonimitás biztosításával megtekintheti, melyik önértékelő hány százalékig töltötte ki az önértékelési űrlapot, hányan mentették már el értékelésüket. Ha úgy ítéli meg, hogy nem megfelelően halad a projekt, emlékeztetőt küldhet a késlekedőknek.

A projekt előkészítése után kezdődik az önértékelők munkája, akik első lépésként saját e-mailben megkapott hozzáférési adataikkal léphetnek be a felületre, majd végezhetik el az értékelést az adminisztrátor által előkészített űrlapon. Az űrlap a KMÉR kritériumai szerint kilenc oldalból áll, ezeket a kitöltés során az oldal alján mindig el kell menteni. Az értékelést segíti egy folyamatosan elérhető skálamagyarázat is. Az értékelésen túl a munkatársak, ha akarják, minden értékelési szempontál leírhatják, hogy mit tartanak erősségnek, mit fejlesztendő területnek, és azt is, hogy milyen beavatkozásokat javasolnak. Az értékelés befejeztével az űrlapot véglegesíteni kell, amit akkor tehetnek meg, ha minden értékelési szempontot pontozással értékeltek. Ha valami kimaradt volna, a rendszer jelzi, hogy hol hiányos a kitöltés. A véglegesített űrlapot az értékelő elmentheti magának, illetve lehetősége van saját értékelésének eredményét diagram formában is megtekinteni.

Az online önértékelési felület eredménykiértékelést és jelentéskészítést támogató lehetőségeit Antalné Edina ismertette. Az online önértékelési felület előnyei ebben a szakaszban élvezhetők legjobban. Egy gombnyomással elvégezhető az eredmények feldolgozása, és az önértékelési jelentés elkészítése is. Ugyanakkor az egyéni testreszabáshoz is képes mozgásteret biztosítani a rendszer. A kiértékelés és a jelentés elkészítésére csak a projektadminisztrátornak van jogosultsága. Az előadás ezután bemutatta az online kiértékelés folyamatát, s azt is, hogy az összesített eredménytáblázatot hogyan lehet letölteni MS Excel-formátumban. Majd sorra vette, hogy milyen táblázatokat, diagramokat és listákat generál automatikusan az önértékelésekből az online rendszer, és milyen lehetőségeket nyújt az automatikusan generált forma kiegészítésére, módosítására. A bemutató végén nyomatékosan hangsúlyozta az előadó, hogy az elkészült önértékelési jelentés hasznosítása a vezetőség feladata. Ki kell jelölnie a fejlesztendő területeket, megállapítani a prioritási sorrendet, és intézkedési tervet készíteni, majd a PDCA-ciklusnak megfelelően folytatni a szervezetfejlesztést. Hiszen az önértékelés nemcsak a Minősített Könyvtár pályázathoz szükséges. A szervezetfejlesztés fontos alappillére. Érdemes foglalkozni vele, és az online önértékelési felülettel még könnyebben elvégezhető.